اتوماسیون اداری چیست ؟

یکی از مهمترین اهداف گروه‌های کارآفرین، شرکت های بزرگ و یا کوچک ، سازمان ها ، تشکل ها و … مکانیزه کردن فعالیت‌های جاری  به منظور بهره وری بیشتر و بهتر از پتانسیل‌های موجود می‌باشد.

هدف از اتوماسیون راهسون اداری حذف کاغذ از مکاتبات ، رسمی نمودن آن‌ها و بالا بردن سرعت و سطح پاسخگویی  می‌باشد. سیست ماتوماسیون اداری به معنی جامع آن، با پیاده‌سازی مدیریت گردش کار، زیربنای خودکارسازی فرآیندها و گردش کارها در یک سازمان را تشکیل می‌دهد. اتوماسیون اداری راهسون سعی می نماید با حفظ سادگی بتواند علاوه بر مدیریت جامع مکاتبات اداری،سیستم گردش کار بدون کاغذ را نیز محقق سازد.

حذف کاغذ از امور بایگانی و دفتری، رفع محدودیت فضا جهت بایگانی پرونده‌ها و ابزار آن مانند زونکن و پوشه، کاهش خطرات و مشکلات محیطی و آتش‌سوزی، افزایش ضریب امنیت در نگهداری از اطلاعات و پشتیبانی از امور اداری از تأثیرات به‌کارگیری اتوماسیون است.

مزایا

  1.     گردش الکترونیکی مکاتبات در سطح سازمان
  2.     جستجوی آسان در اطلاعات ذخیره شده
  3.     پاسخگویی سریع و به موقع به مراجعان
  4.     حذف کاغذ از چرخه مکاتبات اداری
  5.     اعمال کنترل مناسب بر کاربران
  6.     ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات
  7.     بهبود ارتباطات درون سازمانی

مشکلات و معضلات بروکراسی کاغذی

  1.     عدم امکان اطلاع رسانی سریع و صحیح به کارکنان و مراجعان
  2.     زمان بر بودن دسترسی به اسناد و مکاتبات ذخیره شده
  3.     زمان بر بودن چرخه تولید ، توزیع و بایگانی اسناد
  4.     تا مناسب بودن سیستم کنترل و نظارت سازمان
  5.     عدم امکان پیگیری صحیح کارها

دستاوردهای بکارگیری

دستاوردهای بکارگیری سیستم های نوین اتوماسیون اداری :

  1.     امکان انجام کارهای اداری در خارج از محل کار و در هر زمان
  2.     کاهش فعالیت های غیر مولد مانند بایگانی فیزیکی اسناد و . . .
  3.     نگهداری سوابق عملیات در حجم کمتر, ایمنی بالا ومراجعه آسان
  4.     قابلیت تولید گزارش های مورد نیاز به همراه نمودارهای متعدد
  5.     کاهش کارهای مسئولان دفاتر, منشی ها, تایپیست ها
  6.     امکان پیگیری تلفنی کارها در هر مکان و هر زمان
  7.     اعمال کنترل بر اطلاعات طبقه بندی شده
  8.     دقت در انجام عملیات وثبت تمامی امور
  9.     حذف کامل کاغذ از فرایند انجام کارها
  10.    ردیابی امور وپیگیری به موقع مراحل کار
  11.     سهولت وسرعت در گردش عملیات
  12.    امنیت بالا در نگهداری از اسناد و امکان دسترسی به آن

پیش نیازهای پیاده سازی

  1.     اعتقاد مدیریت ارشد سازمان به ضرورت ایجاد تحول در سازمان
  2.     شناخت وضع موجود گردش و نگهداری اسناد در سازمان
  3.     فراهم ساختن بستر ارتباطی و تجهیزات سخت افزاری
  4.     تهیه و تدوین متدولوژی استقرار سیستم
  5.     ارائه آموزش های پایه به کاربران

دیدگاهتان را بنویسید