دبیرخانه در جامعه مجازی راهسون

همکنون بحث مربوط به مراکز مختلف در دبیرخانه های مربا رو بستم و همچنین طراحی دو تا تمپلیت برای نامه های صادره آ۴ و آ۵ رو نیز تکمیل کردمالان می خوام دستورالعمل اجرایی اون رو بنویسم و ابلاغ کنم.

صورت مسئله :

یک دفتر مرکزی در تهران داریم و یک کارخانه در شهرکرد ، در دفتر تهران واحدی داریم بنام فنی مهندسی و دفتر مرکزی و همچنین در کارخانه نیز بطور کل واحد تولید نام گذاری شده استقرار است۱- دو نفر در کارخانه مسئول دبیرخانه کارخانه شوند۲- سه نفر مسئول دبیرخانه ی دفتر مرکزی میشوند۳- یک نفر نیز مسئول دبیرخانه ی فنی مهندسی مستقر در تهران میشودنوع شماره دهی در واحد های مختلف میبایست متفاوت بوده و کدهای منحصربفردی تولید نماید.

تعاریف مورد نیاز :

نامه ی صادره : هر نامه ای که شرکت ، صادر کننده ی آن بوده و گیرنده ی آن شرکت یا شخص غیر عضو  شرکت صادر کننده باشدنامه ی وارده : هر نامه ای که از بیرون شرکت صادر شده و به شرکت ارسال می شود. شرکت ها : هر شرکتی یا سازمانی که بعنوان گیرنده یا فرستنده ی نامه هستندگروه شرکت ها : تمامی شرکت ها در سامانه می بایست در یک گروه قرار گیرند مثلا گروه سازندگان ورق ، گروه هلدینگ توانمندسازی ، گروه قوطی سازها و ..

نامه های صادره:

در صدور نامه های صادره سعی کرده ام کاربر را از ورود به نرم افزارهایی مثل ورد بی نیاز کنم ، بطوری که کاربر بتواند متن نامه را وارد ، جدول کشی نموده و بیشتر فعالیت های ورد را همان تحت وب انجام داده و آنرا بروی سربرگ مصوب سازمان پرینت گرفته و آنرا برای امضا به مدیرعامل ارائه دهد.

توجه داشته باشید نامه ی صادره وقتی رسمیت پیدا می کند که امضا شده ی آن ضمیمه گردد. در صورتی که نامه ی صادره ای ضمیمه ی امضا شده نداشته باشد جزو شماره های راکد تلقی می گردد.

چرخه ی کاری برای ایجاد یک نامه صادره بصورت زیر میباشد :

ابتدا مدیرعامل به منشی خود می گوید یک نامه ی پیش نویس تهیه نماید

منشی نامه ی پیش نویس را برای مدیرعامل ارسال می کند

مدیرعامل پیش نویس را مشاهده و در صورت نیاز ویرایش نموده و مجددا برای منشی جهت اصلاح ارسال می نماید

البته مدیرعامل می تواند خود مستقیما نامه را به دبیرخانه ارسال نماید و یا این کار را به منشی خود بسپارد.

سپس مسئول دبیرخانه از روی نامه ی مدیرعامل وارد قسمت ایجاد نامه ی صادره در دبیرخانه شده و اقدام به ایجاد یک نامه ی صادره می نماید و سپس آن نامه را در دو نسخه  بروی سربرگ چاپ می کند ، یکی را ارسال می کند به شرکت بیرونی و دیگری را بایگانی نموده و این بایگانی شامل حفاظت فیزیکی از نامه و همچنین اسکن نمودن آن و ضمیمه نمودنش میشود. ضمنا پس از ضمیمه نمودن نسخه امضا شده ، نامه بسته شده و هرگونه تغییر روی آن غیر قابل انجام خواهد بود.

نحوه ی ایجاد نامه ی صادره :

۱- وارد سامانه شوید : لینک ورود به سامانه  

۲- از ستون سمت راست بروی دکمه دبیرخانه کلیک کنید

۳- در صفحه جدید از منوی بالا ایجاد نامه ی صادره را انتخاب نمایید

۴- همکنون صفحه ایجاد نامه ی صادره ظاهر شده است ، برای ثبت نامه ی صادره حتما باید یک یا چند شرکت بعنوان شرکت (های) دریافت کننده ی نامه مشخص شوند. در این قسمت شما می توانید نام شرکت را جهت درج در قسمت دریافت کننده ی نامه ویرایش موقت نمایید ، این ویرایش باعث ویرایش نام شرکت نمی شود و فقط برای چاپ نامه بکار میرود. در این لیست فقط آخرین ۳۰ شرکت وارده شده نمایش داده میشود ، شما می توانید نام شرکت را سرچ نموده و آنرا در جستجو نمایید. توجه داشته باشید تمامی شرکت ها در گروه هایی ساماندهی شده اند و نام شرکت ها زیر شاخه ی گروه هایشان است

۵- شما می توانید با انتخاب دریافت کننده های رونوشت مشخص نمایید که رونوشت این نامه برای چه کاربرهایی ارسال گردد. این رونوشت ها در قالب نامه ی داخلی برای کاربران انتخاب شده ارسال شده و نام آنها در انتهای نامه صادره ذکر میگردد

۶- موضوع نامه ، تاریخ و … را وارد نمایید

۷- در صورتی که نامه ی صادره شما ضیمه ای دارد آنرا می توانید آپلود نموده و همراه با نامه جهت درج در سوابق ذخیره نمایید

۸- متن نامه را وارد نمایید. در قسمت ورود متن نامه امکاناتی در نظر گرفته شده است که به کاربر این امکان را می دهد تا دیگر به نرم افزارهایی مثل ورد مراجعه نکند و تمامی نیازهای خود را با استفاده از آن مرتفع نماید. امکاناتی مثل جدول کشی ، تغییر مارجین ها و … که یادگیری آنها نیاز به تست و کار با ابزارهای آن را دارد

۹- بعد از ورود تمام اطلاعات مورد نیاز برای ثبت نامه همکنون می تواند آنرا ثبت نموده و بر روی سربرگ خود پرینت نمایید.

۱۰- دکمه ی ثبت را بزنید تا صفحه مرور نامه صادره ی ثبت شده ظاهر گردد

۱۱- سپس در انتهای صفحه ی ظاهر شده دکمه PDF را انتخاب نمایید

۱۲- دکمه ی PDF به شما امکان میدهد که نسخه ی پی دی اف نامه را دانلود نموده و آنرا چاپ نمایید.

۱۳- دونوع دانلود برای نامه وجود دارد ، یکی دارای رونوشت و دیگری بدون رونوشت ، هر گاه خواستید می توانید به هر دوی آنها دسترسی داشته باشید.

نکات :

* حتما توجه نمایید که در کدام دبیرخانه فعالیت می نمایید

* کارتابل فعال شما در بالاترین نقطه ی سایت درج شده است

* بعضی از کاربرها بعلت موقعیت کاری خود به بیش از یک دبیرخانه دسترسی دارند که می توانند با توجه به نیاز خود و با استفاده از قسمت بالایی وب آن دبیرخانه ی مورد نظر خود را انتخاب نمایید

* در صورتی که موفق به ثبت نامه در دبیرخانه نمی شوید احتمالا مجوز استفاده از آن را ندارد ، در این صورت با مدیر سیستم هماهنگ نمایید

* در صورتی که بیش از یک دبیرخانه دارید بعد از انتخاب دبیرخانه ی دیگر یک بار صفحه اتوماسیون خود را رفرش نموده و از تغییر دبیرخانه پیش فرض اطمینان حاصل نمایید

 مدیریت شرکت ها :

با استفاده از دبیرخانه می توان لیست و بانک اطلاعات کاملی از شرکتها ساخت و مدیریت نمود ، هر شرکت میبایست دارای یک گروه باشد و در غیر اینصورت ثبت نمی شود. در این قسمت کاربرها می توانند نام شرکت مورد نظر را جستجو ، ایجاد ، حذف و یا ویرایش نمایند

توجه داشته باشد در صورتی که برای شرکتی نامه ی صادره ای ثبت شده باشد دیگر نمی توان آنرا حذف نمود ، فقط می توان آنرا ویرایش نموده یا گروهش را تغییر داد. لذا توجه داشته باشید که از صحت نام شرکت ثبت شده اطمینان حاصل نمایید.

همچنین می توانید گروه شرکت ها را نیز مدیریت نموده ، ویرایش و یا حذف نمایید. در صورتی که گروهی شرکت زیر شاخه داشته باشد دیگر قابل حذف نیست و می بایست قبل از حذف گروه ، شرکت های زیرشاخه آنرا تخلیه نمایید

با زدن دکمه ی ایجاد شرکت جدید در منوی بالا دبیرخانه یک صفحه ظاهر شده که به شما امکان ورود اطلاعات شرکت را میدهد و فقط نام و نام گروه آن اجباریست

نامه های وارده :

هر نامه ، بسته ، سی دی و یا شیٔ که از بیرون وارد شرکت میشود بعنوان نامه  ی وارده در نظر گرفته می شود ، اگر نامه بود اسکن میشود اگر قابل اسکن نباشد از آن عکسی گرفته شده و ثبت می شود و اگر چند بسته بود چند عکس گرفته شده و تمامی آنها بعنوان کاور و ضمایم در نظر گرفته خواهد شد

چرخه کار به اینصورت است که هنگامی که فکس ، نامه و یا هر چیز دیگری از بیرون شرکت وارد می شود به دبیرخانه تحویل داده میشود ، دبیرخانه آنرا ثبت نموده و سپس مهر ثبت شد را بروی آن زده و شماره سامانه را بروی آن درج نموده و بایگانی می نماید

همکنون این نامه وارده با انتخاب مسئول دبیرخانه در شرکت به کاربرهای مورد نظر ارسال می شود.

نحوه ی ایجاد نامه ی وارد :

۱- وارد سامانه شوید : لینک ورود به سامانه  

۲- از ستون سمت راست بروی دکمه دبیرخانه کلیک کنید

۳- از منوی بالایی ایجاد نامه ی وارده را کلیک نمایید

۴-انتخاب شرکت صادر کننده ضروریست و فقط یک شرکت را می توان بعنوان صادر کننده ی نامه انتخاب نمود

۵- موضوع نامه نیز ضروریست

۶- فایل کاور نامه ضروریست – این فایل همکان اولین عکس یا عکس کاور نامه است – لذا دقت نمایید این فایل به درستی بروی نامه آپلود شود

۷- انتخاب دریافت کننده ها – این قسمت به شما این امکان را میدهد تا بتوانید دریافت کننده های نامه وارده را انتخاب نمایید و توجه داشته باشد که آن نامه های وارده بصورت یک نامه ی داخلی درون سازمان به گردش خواهد آمد

۸- سپس دکمه ی ثبت را زده و کد سیستم را بروی نامه یادداشت نمایید

 سعی کنید نامه ها را بیشترین جزئیات ثبت نمایید تا در آینده بتوان راحتتر آن را جستجو نمود

موفق باشید

محمد رضا بهمنی

دیدگاهتان را بنویسید