چه سیستم هایی را با BPMS میشود ساخت؟

سیستم‌های نرم افزاری مورد استفاده سازمان‌هارا می توان به دو دسته تقسیم کرد, سیستم‌های فرایند محور و سیستم‌های داده محور. معانی این دو تقریبا از روی اسم آنها قابل درک است اما در ادامه هردو نوع را به طور خلاصه تعریف می کنیم.

سیستم داده محور: نرم افزارها یا سیستم‌هایی به منظور طبقه بندی و نگهداری اطلاعات و داده‌های سازمان طراحی شده اند گویند. چند نمونه از سیستم های داده محور: خزانه, حقوق دست مزد, انبار, مالی و … که اینها معمولا فرایندهای حوزه خود را هم پوشش نمی دهند.

سیستم‌های فرایند محور: به نرم افزارهایی که هدف آنها مکانیزه کردن فرایندها و روال‌های کاری در یک سازمان باشد گویند. در ادامه با یک مثال به توضیح کامل تر تفاوت این دو سیستم می پردازیم.

برای مثال در یک سیستم خزانه داری هدف اصلی صدور چک است اما برای این موضوع یک فرایند در سازمان اجرا میشود تا در نهایت چک صادر شود که ضمن این کار معمولا یک برگه یا فرم تایید شده به واحد خزانه داری ارائه می شود و سپس آنها نیز چک را صادر می کنند.

نکته قابل توجهی که معمولا از چشم سازمان ها به دور می‌ماند این است که اکثر سازمان‌ها فرایندی که منجر به صدور چک می شود را خارج از سیستم و به صورت سنتی انجام می دهند ولی خود صدور چک را در سیستم ثبت می کنند یعنی دارند فقط از سیستم داده محور در سازمان خود استفاده میکنند.

توجه داشته باشید انجام فرایندها در قالب اتوماسیون اداری یا ارسال آنها به صورت نامه نیز روش سنتی محسوب می‌شود چراکه استفاده از قالب نامه امکاناتی از قبیل گزارش‌گیری و پایش از کارهارا از شما می گیرد و در بلند مدت ضررهایی را نیز برای سازمان به همراه خواهد داشت.

زیر ساختی که در حال حاضر برای مکانیزه کردن فرایندها استفاده می شود ‌BPMS میباشد که در گذشته از نرم افزارهای گردش کار استفاده میشد. اکثرا سازمان‌ها گمان میکنند که با داشتن چند سیستم اطلاعاتی خوب دیگر نیازی به سسیتم‌های فرایندی نخواند داشت که قابل توجه است که این کار فقط از مراحل اولیه مکانیزاسیون سازمان می‌باشد.

حال سوال اینجاست که آیا با BPMS میتوان سیستم‌های اطلاعاتی مثل مالی یا حقوق دست مزد را تولید کرد؟

پاسخ این سوال در عمل خیر است چراکه هدف و رسالت طراحی سیستم مدیریت فرایند کسب و کار یا BPMS مکانیزه کردن فرایندها و گردش‌های کاری در سازمان است و رویکردی فرایندی دارد و هیچ راهکاری در آن برای پیاده سازی سیستم‌های داده محور تعبیه نشده است.

پیشنهاد راهسون برای مکانیزاسیون سازمان شما اسفاده از سیستم‌های اطلاعاتی خوب در کنار یک BPMS واقعی می‌باشد که استفاده از BPMSS علاوه بر مکانیزه‌ کردن فرایندهای شما منجر به یکپارچه شدن سیستم‌های اطلاعاتی شما و داده‌های شما نیز میشود.

BPMS یا SHAREPOINT ?

اگر شما هم جزو کسانی هستید که به دنبال راهکار برای مکانیزاسیون فرایندهای سازمان هستند به احتمال قوی این سوال برایتان پیش آمده که sharepoint و BPMS چه تفاوتی با هم دارند؟ در واقع منشا اصلی این سوال در اینجاست که سیستم های گردش کار وسیستم مدیریت فرایند کسب و کار چه تفاوتی با هم دارند؟

بنابر این مسئله ابتدا به تعریف جریان کار و تفاوت آن با راهکارهای BPM می پردازیم.

جریان کار: به یکسری فعالیت‌ها و وظایفی که طی یکسری مراحل از پیش تعیین شده گویند. که شامل گروه محدودی از افراد و یا نرم‌افزارهای مربوطه می باشد.
ولی

راهکار BPM: یک راهکار ساختار یافته‌­ای از روش­ها، سیاست­ها، معیارها و ابزارهای نرم­ افزاری جهت مدیریت و بهینه ­سازی مستمر فعالیت­ها و فرآیندهای یک سازمان می­باشد.
حال که کمی بیشتر با مفهوم جریان کار و راهکار BPM آشنا شدیم راحتتر میتوایم تفاوت Sharepoint و BPMS را درک کنیم. به طور خلاصه Sharepoint یک راهکار ساده برای مکانیزه کردن  فرایندهای ساده از جمله منابع انسانیست و نمی تواند به خوبی ارتباط بین فرایندهای دپارتمان‌های مختلف را برقرار کند اینجاست که یکی از تمایزهای آن با BPMS مشخص میشود چراکه BPMS می تواند به راحتی بین فرایند‌های سازمان در دپارتمان‌های مختلف ارتباط برقرار کند و یک یکپارچگی کامل را برای سازمان به ارمغان آورد.

آیا SHAREPOINT و BPMمی­توانند باهم کار کنند؟
بله. اگر شما تا آلان از SharePoint استفاده میکردید یک نکته‌ی خیلی خوب است و این کار خود به بلوغ سازمان شما برای حرکت به سمت BPM کمک میکند. شما می‌توانید در کنار BPM از SharePoint هم استفاده کنید و کم کم فرایندها و فعالیت‌های خود را از SharePoint به سمت BPM هدایت کنید تا بعد از مدت کوتاهی تمام فرایند‌های کسب و کار سازمان شما روی یک راهکار BPMS واقعی اجرا شود. از فواید این کار می‌توان به یکپارچگی بیشتر سازمان و مدیریت راحتتر و دقیقتر کارهای در یک بستر نرم افزاری اشاره کرد.

مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) چیست؟

BPM را می توان برای سازمانها کوچک و بزرگ به طور مشابهی به کار گرفت.
هدف: بهبود انجام کار و افزایش سرعت آن با استفاده از یک یا تمام موارد زیر:

aka BPM: مجموعه ای جامع، کاملا درک شده و مستند از فرآیندهای همسان- که عمدتا در چارچوبی فرآیندی تعریف می شود تا موجب وضوح و کارآیی شود
aka BPI/ BPM : رویکردی به ارتقای فرآیند که شامل رویکردی بر سنجش و کنترل روزانه فرآیندهای کاری برای بهبود و کارایی مداوم می شود
aka BPMS/SOA/BI: استفاده از فن آوری اطلاعات یا نرم افزارهای اطلاعاتی از جمله مدلسازی فرآیند، شبیه سازی فرآیند، مراکز، روند کار، ادغام، گزارش دهی و سایر فن آوریها برای تسهیل موارد 1 و 2 و نیز خودکار کردن و به حداثر رساندن فرآیندها
در ادامه پیش از اینکه وارد بحث شویم به تعریف چند اصطلاح اصلی می پردازیم.

تعریف فرآیند کسب و کار
فرآیند کار می تواند هر چیزی باشد از پردازش سفارش یک مشتری تا باز کردن حسابی جدید، یا راه انداختن کارمندی جدید. این فرآیند، مجموعه ای از اقدامات روزمره ای است که برای رسیدن به هدفی مطلوب انجام می دهیم.

انواع فرآیندهای کسب و کار
فرآیندهای کار سطوح و انواع مختلفی دارند. فرآیندهایی که در اینجا “اَبَر فرآیندها” می نامیم، فرآیندهای کاری، عملیاتی و پشتیبانی را شامل می شوند.
فرآیندهای عملیاتی- که جریانهای ارزش اصلی یا فرآیندهای اصلی نیز محسوب می شوند- فرآینهایی هستند که در طراحی، تولید و تحویل محصولات و خدمات یک کمپانی حرف اول را می زنند. جدول بالا مثالهایی از این ابر فرآیندهای کار را شامل می شود. مفهومی کلیدی در BPM آن است که بر حداکثری نمودن “جریان ارزش” یا فرآیندی تمرکز نمود که در مجموع برای مشتری ارزش به همراه دارد.
ابر فرآیندها را معمولا می توان به فرآیندها یا گروهها سطح بالا تقسیم کرد. مثلا اگر با دقت بیشتری به ابر فرآیند مدیریت چرخه حضور کارکنان در سازمان توجه کنیم، می توانیم آن را به چندین فرآیند کاری مانند استخدام، راه انداختن کارمند، مدیریت منافع، مرور عملکرد و خروج کارکنان تقسیم کنیم.
همانطور که در روند کار مرور عملکرد در سمت راست نشان داده شده، این فرآیندهای کاری سطح بالا به نوبه خود می توانند به فرآیندهایی در سطح روند کار تقسیم شوند تا هر فرآیند را تکمیل نمایند. درک اینکه چطور فعالیتهای روزانه در نهایت موجب انجام فرآیندهای سطح بالا و ابر فرآیندها می شوند ایجاد نظم و توازن فعالیتهای کاری برای دستیابی به اهداف استراتژیک و اهداف کاری اساسی و ضروری است.
با مراجعه به APQC، درباره چارچوبهای فرآیند استاندارد صنعت که دارای مقوله ها و مشکلات فرآیندی تعریف شده ای است، بیشتر بیاموزید.

بهبود فرآیند
امروزه ناکارآمدی سیستمهای کاری و نیروی کار به حدی بالاست که خیلی راحت می تواند منجر به بروز مشکلاتی مانند خدمات بی کیفیت، نارضایتی مشتری، هزینه های غیر ضروری و مشکلات مربوط به روحیه کارکنان شود. اغلب می توانید این مسائل و مشکلات را مستقیما به درک، سنجش و کنترل روزانه ضعیف فعالیتهای کاری ربط دهید- )فرآیندهای کاری AKA) پس یکی دیگر از از جنبه های اصلی BPM، درک بهتر فرآیندها (از طریق تکنیکهایی مانند ترسیم یا مستندسازی فرآیندها یا روندهای کاری)، جستجوی تلفات، و یافتن راهی برای پربازده کردن و بهبود فرآیندها است.
مثال سمت راست فرآیند HR در سطح روند کار را نشان داده و سعی دارد مکانیسمهای نسبتا آشفته ای را نشان دهد که احتمالا همگی با آنها آشنا هستیم. هنگامی که بهبود فرآیند رسمیت نداشته یا بر آن تمرکزی وجود نداشته باشد همه می دانند که نتیجه چیست اما شاید اینطور به نظر برسد که هر بار به روشی جدید انجام می شود.(زمانی که همه درباره نابسامانی یک فرآیند حرف می زنند، احتمالا فرآیند خوبی را برای پیشگام شدن در بهبود BPM مد نظر دارند).
شما با استفاده از انواع روشهای BPM و تکنیکهای تحلیل که در بخش نحوه اجرا به آنها پرداخته ایم می توانید با ایجاد فرآیندهای بهبود یافته، نقش موثری در بهبود کار خود داشته باشید.

خودکار کردن فرآیند
برخی از فرآیندها (و نه همگی آنها) می توانند از نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) یا شکلهای دیگری از فن آوری بهره ببرند. BPMS که ترکیبی از ابزارهای اتوماسیون روند کار، ادغام، کنترل و مدیریت است می تواند مزایای بسیار مهمی داشته باشد. این نرم افزار می تواند روند کار را خودکار ساخته و فرآیندها را هماهنگ نماید، خطر بروز خطا را کاهش دهد، اوضاع را منظم و شفاف سازد، ضرب الاجل تعیین کند، داده را معتبر ساخته و آن را به درستی جهت داده و هماهنگ نماید، هزینه های آموزش را کاهش دهد و مزایای دیگری نیز ارائه نماید.همه ی این اصلاحات علاوه بر تاثیر بسیار مثبت بر مجموع درآمدهای یک شغل وجود دارند.
نرم افزار BPM می تواند فریبنده باشد اما تلاش برای به کارگیری این سیستمها باید با احتیاط صورت گیرد. آنچه در ابتدا فرآیندی ساده به نظر می رسد ممکن است بسیاری استثناهای پنهان داشته باشد که تلاش برای خودکار ساختن را بسیار گسترده تر و گرانتر از آنچه در ابتدا برآورد شده نماید.

تجربه موفق پیاده سازی BPMS در شرکت هواپیمایی ایر فرانس

شرکت هواپیمایی فرانسوی Air France که پرچمدار فرانسه نیز محسوب می‌شود یکی از معتبرترین و بزرگترین ایرلاین‌های دنیا می‌باشد.

آشیانه اصلی هواپیماها و مقر آنها در ترمبلی فرانسه، در شمال شهر زیبای پاریس قرار دارد. ایرلاین ایر‌فرانس در سال ۲۰۱۰ به ۳۲ مقصد در داخل فرانسه و به ۱۵۴ مقصد در سرتاسر دنیا، در پنج قاره و به ۹۱ کشور در جهت حمل بار و مسافر پرواز کرده است.

مرکز پرواز‌های این شرکت فرودگاه شارل‌دوگل پاریس می‌باشد. در اکتبر سال ۲۰۰۱ آن شرکت ۱۲.۵۳ میلیارد یورو درآمد داشت. ایر‌فرانس در سال ۲۰۰۴ با  انجام ۲۵‌درصد از کل پروازهای اروپا، عنوان بزرگترین ایرلاین اروپا را از آن خود کرد.

ایر‌فرانس در پرواز‌های کوتاه مدت نیز از ایرباس‌های A۳۲۰ و هواپیماهای جت استفاده می‌کند در حالی که در پروازهای طولانی مدت معمولاً هواپیماهای ایرباس و بویینگ پهن‌پیکر مورد استفاده این شرکت  میباشند.  همچنین ایرباس‌های A۳۸۰ که بزرگترین و مجهز‌ترین هواپیماهای مسافربری جهان می‌باشند برای اولین بار در ۲۰ نوامبر ۲۰۰۹ در مسیر فرودگاه شارز‌دوگل پاریس تا فرودگاه جان‌اف‌کندی نیویورک توسط این شرکت مورد استفاده قرار گرفتند.

تصمیم  شرکت به استفاده از سیستم BPMS 
بدلیل پراکندگی واحدهای مختلف شرکت هماهنگی بین واحدها وجود نداشت، همچنین کنترل جهانی فعالیتهای شرکت بسیار دشوار و زمان تحویل بسیار طولانی بود. بسیاری از فعالیتها بصورت دستی انجام می‌شد و بدلیل استاندارد نبودن فرایندها و عدم وجود قانون مشخصی که بتوان براساس آن، فرایندها را پیش برد، کاربران دچار اشتباهات و خطاهای بسیاری می‌شدند و همین امر مشکلاتی را برای سازمان بوجود میاورد که در نتیجه آن بهره وری کارکنان نیز بسیار کاهش میافت.

در نهایت شرکت ایرفرانس تصمیم به استفاده از سیستمی گرفت که علاوه بر اینکه مشکلات موجود را کاهش دهد انعطاف پذیری بیشتری داشته باشد و قابلیت تغییر و انطباق با شرایط را به آسانی میسر سازد.

همچنین دارای کاربری آسان و قابلیت توسعه سریع را داشته باشد. در همین راستا کارشناسان شرکت به این نتیجه رسیدند که بهترین سیستمی که می‌‌‌ تواند نیازهای آنها را برطرف کند سیستم BPMS واقعی است.

اهداف این شرکت برای استفاده از BPMS
مدیران شرکت ایرفرانس برای پیاده سازی BPMS در مجموعه بدنبال اهداف زیر بودند:

بهبود زمان تحویل و پاسخ‌دهی در توسعه سیستم IT
پیاده‌سازی مدیریت فعالیتها و کنترل جهانی از وضعیت پروژه‌ها
افزایش کیفیت داده‌ها و انطباق و کاهش اتکا به روش‌های دستی
ارائه دقیقوضعیت کار به موقع از طریق دسترسی به اطلاعات مرکزی
توسعه یک راه حل BPM انعطاف پذیر با قابلیت بالا برای تنظیم فرآیندها  در طول زمان
افزایش بهره‌وری از طریق کاهش زمان تأمین خدمات IT
از بین بردن خطاهای کاربران از طریق استفاده از نام استاندارد و قوانین
برخورداری از قابلیت تغییر فرایندها براحتی و با کمترین مشکل
دستاوردهای حاصل از بکارگیری BPMS واقعی در ایرفرانس
کاهش زمان تحویل تا ۵۰٪
یکپارچه‌سازی با سیستم های موجود و برنامه‌های کاربردی
کاهش زمان واقعی به‌روز‌رسانی وضعیت سلف سرویس  (فرایندی شدن تمام فعالیتها)
آموزش و تحویل اولین فرایند در ۱۲ هفته
ورژن زدن نسخه‌های بعدی در مدت ۲هفته
کاهش کاغذ بازی، فعالیت‌های دستی و تاخیر‌های غیرضروری
 پیشنهادهایی برگرفته از تجربه‌های موفق مکانیزه کردن فرآیندهای موجود 
با یک فرآیند کوچک شروع  کنید و آنرا به مرور و باسرعت توسعه دهید.
یک نمونه اولیه بسازید به طوری که کاربران بتوانند از مزایای BPMS آگاهی یابند.
درگیرکردن همه ذینفعان کلیدی در انتخاب تکنولوژی BPMS
KPI ها در بهبود مستمر بسیار مهم می‌باشد بنابراین به تعریف دقیق آنها بسیار نیاز است.(عناصر کلیدی درگیر در فرایندها)
درگیرکردن متخصصان برون‌سازمانی BPM در تعریف فرایند

فرایند چیست؟

فرآیند مجموعه ای از یک سری فعالیت های مرتبط با هم که که در هر مرحله با مصرف یک یا چند منبع ورودی ها را به خروجی ها تبدیل می نماید این خروجی ها به عنوان ورودی ها ی سایر فرآیندها ارائه می گردد تا در نهایت به نتیجه نهایی یا یک هدف مشخص دست یابد .


به عبارت دیگر فرآیند مجموعه ای از فعالیت های  مرتبط یا متعادل با هم که یک یا چند ورودی مشخص را به خروجی های تبدیل می نماید .این فعالیت ها نیازمند تخصیص منابعی مانند نیروی انسانی و مواد اولیه می باشد .

هر فرآیند ، مشتریان و سایر طرف های ذی نفع (ممکن است درون سازمان یا برون سازمان ) ،  نیاز ها و انتظارات فرآیند را دستیابی به خروجی مورد نظر را تامین می نماید .

شناسایی فرآیند های سازمان در استاندارد های مدیریت کیفیت بخصوص سیستم مدیریت کیفیت ایزو ۹۰۰۱ تاکید شده است بدین منظور باید فرآیند های مورد نیاز سازمان شناسایی شده ، توالی و تعامل بین فرآیند ها مشخص  و معیارهای پایش و اندازه گیری عملکرد فرآیند ها را تعیین گردد .

تمامی فرآیند ها باید با اهداف ، دامنه و پیچیدگی سازمان متناسب بوده و فرآیند ها باید با رویکرد ایجاد ارزش افزوده برای سازمان طراحی گردد .

ورودی و خروجی در نظر گرفته شده برای فرآیند های ممکن است ملموس ( مانند : تجهیزات ، مواد یا قطعات ) و یا ناملموس ( مانند انرژی یا اطلاعات ) باشد . خروجی می تواند ناخواسته ایجاد شود  نظیر زباله یا آلودگی .
یک سیستم باید داده های لازم را برای اندازه گیری عملکرد فرآیند جمع آوری نماید و اطلاعات تجزیه تحلیل شده و اقدامات اصلاحی یا پیشگیرانه جهت بهبود انجام گردد .
اثربخشی و کارایی فرآیند ها می تواند در بازنگری داخلی یا خارجی فرآیند ها مورد ارزیابی قرار گیرد.

نرم افزار BPMS تاران برای شما امکان مدیریت فرایندها را بسیار ساده می کند به طوری که به کمک این ابزار شما می توانید نحوه اجرا فرایندها در سازمان را مانیتور کنید و آنهارا باز طراحی کنید تا هرچه سریعتر شرکت با فرایند های سالم تری کار هارا پیش بگیرد.

اتوماسیون اداری چیست ؟

یکی از مهمترین اهداف گروه‌های کارآفرین، شرکت های بزرگ و یا کوچک ، سازمان ها ، تشکل ها و … مکانیزه کردن فعالیت‌های جاری  به منظور بهره وری بیشتر و بهتر از پتانسیل‌های موجود می‌باشد.

هدف از اتوماسیون راهسون اداری حذف کاغذ از مکاتبات ، رسمی نمودن آن‌ها و بالا بردن سرعت و سطح پاسخگویی  می‌باشد. سیست ماتوماسیون اداری به معنی جامع آن، با پیاده‌سازی مدیریت گردش کار، زیربنای خودکارسازی فرآیندها و گردش کارها در یک سازمان را تشکیل می‌دهد. اتوماسیون اداری راهسون سعی می نماید با حفظ سادگی بتواند علاوه بر مدیریت جامع مکاتبات اداری،سیستم گردش کار بدون کاغذ را نیز محقق سازد.

حذف کاغذ از امور بایگانی و دفتری، رفع محدودیت فضا جهت بایگانی پرونده‌ها و ابزار آن مانند زونکن و پوشه، کاهش خطرات و مشکلات محیطی و آتش‌سوزی، افزایش ضریب امنیت در نگهداری از اطلاعات و پشتیبانی از امور اداری از تأثیرات به‌کارگیری اتوماسیون است.

مزایا

  1.     گردش الكترونیكی مكاتبات در سطح سازمان
  2.     جستجوی آسان در اطلاعات ذخیره شده
  3.     پاسخگویی سریع و به موقع به مراجعان
  4.     حذف كاغذ از چرخه مكاتبات اداری
  5.     اعمال كنترل مناسب بر كاربران
  6.     ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات
  7.     بهبود ارتباطات درون سازمانی

مشكلات و معضلات بروکراسی کاغذی

  1.     عدم امكان اطلاع رسانی سریع و صحیح به كاركنان و مراجعان
  2.     زمان بر بودن دسترسی به اسناد و مكاتبات ذخیره شده
  3.     زمان بر بودن چرخه تولید ، توزیع و بایگانی اسناد
  4.     تا مناسب بودن سیستم كنترل و نظارت سازمان
  5.     عدم امكان پیگیری صحیح كارها

دستاوردهای بكارگیری

دستاوردهای بكارگیری سیستم های نوین اتوماسیون اداری :

  1.     امکان انجام کارهای اداری در خارج از محل کار و در هر زمان
  2.     کاهش فعالیت های غیر مولد مانند بایگانی فیزیکی اسناد و . . .
  3.     نگهداری سوابق عملیات در حجم کمتر, ایمنی بالا ومراجعه آسان
  4.     قابلیت تولید گزارش های مورد نیاز به همراه نمودارهای متعدد
  5.     کاهش کارهای مسئولان دفاتر, منشی ها, تایپیست ها
  6.     امکان پیگیری تلفنی کارها در هر مكان و هر زمان
  7.     اعمال کنترل بر اطلاعات طبقه بندی شده
  8.     دقت در انجام عملیات وثبت تمامی امور
  9.     حذف کامل کاغذ از فرایند انجام کارها
  10.    ردیابی امور وپیگیری به موقع مراحل کار
  11.     سهولت وسرعت در گردش عملیات
  12.    امنیت بالا در نگهداری از اسناد و امكان دسترسی به آن

پیش نیازهای پیاده سازی

  1.     اعتقاد مدیریت ارشد سازمان به ضرورت ایجاد تحول در سازمان
  2.     شناخت وضع موجود گردش و نگهداری اسناد در سازمان
  3.     فراهم ساختن بستر ارتباطی و تجهیزات سخت افزاری
  4.     تهیه و تدوین متدولوژی استقرار سیستم
  5.     ارائه آموزش های پایه به كاربران

چرا BPM برای سازمان ها لازم است

برای داشتن تجارتی موفق و رقابتی، باید همواره فرآیندهای آن تجارت بهبود بخشید. عدم انجام این کار احتمالاً منجر به هزینه­ های بیشتر، سود کمتر، داشتن کارکنانی کم­ انگیزه ­تر و رضایت کمتر مشتریان خواهد شد.

مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) ابزاری قدرتمند بوده و کسب ­وکارها می­توانند از آن برای حفظ اجرای تمامی جوانب عملیاتی در سطحی ایده­آل بهره ببرند. در این مقاله برای افرادی که سرمایه­ گذاری در BPM را در راستای ارتقای فرآیند کنترلی در نظر دارند، مروری خلاصه بر علل نیاز شرکت­ها به مدیریت فرآیند کسب و کار یا همان BPM صورت پذیرفته است.

BPM چیست؟

گارتنر مدیریت فرآیندهای تجاری را تحت عنوان ((اصلی که با کنترل برتری اجرایی و زیرکی تجاری موجب ارتقای عملکرد شرکت می­شود)) تعریف کرده است. برای فهم آن، کسب­وکار را به‌عنوان یک موتور و BPM به‌عنوان ابزاری برای تنظیم تمامی اجزای موتور به‌منظور حصول حداکثری عملکرد در نظر بگیرید.

BPM چه کار می­کند؟

در هر سازمانی، فرآیندهای رایج کسب و کار وجود دارند که برای حصول اهداف طراحی‌شده‌اند. بااین‌حال به دلایلی، برخی از این فرآیندها می­توانند آهسته، ناکافی، نامطمئن، تکراری و حشو باشند. BPM تمامی این فرآیندها را با استفاده از مدل­ها، اصول و تحلیل تحت بررسی دقیق قرار می­دهد تا به ارزیابی و شناسایی پیشرفت­های موردنیازی که عملکرد بهتری را در پی‌دارند بپردازد. در زمان اجرای فرآیندهای جدید، کسب­وکارها می­توانند از BPM برای حصول اطمینان از فرآیندهایی که بدون مشکل با هم ادغام و عملکردی صحیح دارند استفاده کنند.

همان‌طور که گارتنر تأکید کرده است: ((BPM توجه را به باارزش­ترین فرآیندهای (مواردی که بیشترین تطابق را با اهداف و استراتژی تجاری دارند) مرتبط با بهترین بازدهی حاصل از سرمایه­گذاری معطوف می­کند.))

مزایای اصلی BPM برای شرکت­ها چیست؟

به بیان ساده، یک برنامه BPM شرکت­ها را قادر می­سازد تا با کیفیت بیشتر و پسماند و تلاش کمتر به فعالیت بپردازد. این امر خصوصاً برای شرکت­های تازه تأسیس و دیگر شرکت­های دارای بودجه ناچیز که باید سریعاً به سوددهی برسند، مزیت محسوب می­شود.

مزایای اختصاصی BPM برای شرکت­ها در سه دسته اصلی جای می­گیرند:

بازدهی– یکی از اولین مزایایی که شرکت­ها اغلب با اجرای برنامه BPM شاهد آن هستند، افزایش بازدهی است. درمجموع، فرآیندهای بسیاری اغلب به دلیل فاکتورهای متعددی همچون تلاش یدی، روابط ضعیف میان بخشی و ناتوانی عمومی در نظارت مؤثر بر پیشرفت کلی با اتلاف و پسماند همراه هستند. روشن­سازی نوین این فرآیندها به شرکت­ها در شناسایی و حذف موارد بی­کفایتی به‌منظور ارتقای درآمد خالص کمک می­کند.

کفایت– وقتی فرآیندی با بازدهی بیشتری همراه می­شود، BPM می­تواند آن را مؤثرتر کند. در میان مزایای متعدد کفایت بیشتر فرآیند، توانایی کنترل سریع­تر و بهتر موارد استثنا، توانایی ساخت بهتر، تصمیمات آگاهانه­تر و توانایی اجرای باثبات­تر که برای خلق تجربه­ای بهتر برای مشتری حیاتی هستند دیده می­شوند. وقتی‌که تمامی فرآیندها به شکلی مؤثر و همسو با استراتژی­ها و اهداف مشترک اجرا شوند، شرکت­ها به سوددهی بیشتری رسیده و رقابتی­تر می­شوند.

چالاکی– در دنیای فرا-رقابتی امروزه تجارت، نیاز به سریع و سریع­الانتقال بوده برای شرکت­ها اهمیت بیشتری از قبل پیدا کرده است. در حقیقت، شرکت­هایی که نسبت به تغییرات انعطاف­ناپذیر هستند، عقب می­مانند. نیاز به تغییر می‌تواند از هرجایی، چه داخل و چه خارج از یک سازمان، منشأ بگیرد. فرصت­های جدید می­توانند به تغییر در جهت سرمایه­گذاری بروی آن‌ها ضرورت بخشند. شرکای تجاری یا مشتریان جدید ممکن است نیازمند تغییر در راستای اتخاذ راهی متفاوت برای انجام کسب­وکار خود باشند. ضمناً قوانین ایالتی، فدرال و بین­المللی که شاید خواستار تغییر فرآیندهای یک شرکت از آن باشند را فراموش نکنید.

نرم افزار BPMS یکی از بهترین و موثر ترین روش ها برای پیاده سازی فرایندهای کسب و کار در یک سازمان می باشد. با پیاده سازی این نوع سیستم در سازمان علاوه بر مکانیزه شدن فرایند های سازمان می توان از دیگر ابزارهای آن برای مانیتور و بهبود فرایند ها استفاده کرد.

BPMN2.0 زبان مدلسازی فرایند

بحث شناسایی, تحلیل و طراحی فرایند های کسب و کار روز به  روز از اهمیت بیشتری در بین سازمان ها برخوردار می شود. یکی از مهمترین مباحث موجود در BPM طراحی و مدلینگ فلوچارت فرایند های می باشد که برای انجام این کار از زبان های طراح فرایند استفاده می کنند. سیستم های مدیریت فرایند کسب و کار BPMS از این زبان های مدلسازیشتیبانی می کنند و برای مکانیزه کردن فرایندهای یک سازمان از این استاندارد ها استفاده می کنند.

“به طور كلي به تصویر درآوردن توالی فعالیتهای کسب و کار و اطلاعات مرتبط با آن را مدلسازی فرایند ميگویند.“

در سرتاسر جهان چندین زبان مدلسازی فرایند کسب و کار از جمله UML,BPMNو … وجود دارد که بهترین و محبوبترین آنهار زبان مدلسازی BPMN2.0 می باشد.
شما می توایند استاندارد های طراحی با این زبان را از طریق سایت www.bpmn.org مشاهده کنید. امروزه تقریبا تمام نرمافزارهای bpms از این زبان مدلسازی برای طراحی و مکانیزه کردن فرایندها استفاده می کنند.

استانداردهای زبان BPMN2.0 بسیار شبیه به زبان استاندارد طراحی فلوچارت آکادمیک می باشد همچنین بدلیل نزدیک بودن استانداردها به زبان انسانی یادگیری این استاندارد مدل سازی فرایند بسیار ساده بود و شما به راحتی می تواند با مراجعه به منابع آموزشی فراوان در اینترنت این زبان را یادبگیرید. گروه راهسون برای برآورده کردن تمام نیازهای شما در حوزه مدیریت فرایند اقدام به برگزاری کلاس های آموزش زبان مدلسازی BPMN2.00 در محل سازمان شما نموده.

این کلاس های آموزشی در بستر عملیاتی اجرا می شود یعنی بیشتر ماهیت کاراگاه آموزشی دارد. خواهشمندیم در صورت تمایل به برگزاری کلاس های آموزشی با ما تماس بگیرید.

BPMN استانداردی برای مدل سازی فرایندهای کسب وکار

BPMN استانداردی برای مدل‌سازی و نمایش فرایند‌های کسب‌و‌کار است و ابزار اصلی در تکنولوژیمدیریت فرآیندهای کسب‌و‌کار (BPM) محسوب می‌شود. در واقع می‌توان گفت مزیت اصلی استفاده از تکنولوژی BPM، وجود زبان استانداردی به نام BPMN است. هدف اصلی در شکل‌گیری BPMN ، طراحی نمادهایی است که قابل‌درک برای تمامی کابران فرایند (از تحلیلگران فرایند کاری (Business Analysts) تا کاربران فنی (Technical Developers) و حتی کاربرانی که پایش و کنترل فرایند را بر عهده‌دارند) باشد.  در حقیقت BPMN مانند پلی، فاصله بین طراحی فرایند و عملیاتی (اجرایی شدن) فرایند را از میان برمی‌دارد.

مدیریت فرایندهای کسب‌وکار مستلزم توصیف دقیق فرایندها و مستندسازی آن‌ها است. روش‌های متفاوتی برای انجام این کار وجود دارد که راحت‌ترین آن‌ها استفاده از متن و جدول برای توصیف فرایندها و بیان ویژگی‌های آن‌ها است. از نمودارهای گرافیکی نیز برای نمایش یک فرایند استفاده می‌شود . این نمودارها غالباً از اشکال هندسی و پیکان برای ترسیم جریان فرایند استفاده می‌کنند ولی توصیف مشخص و دقیقی از جزئیات فرایند ارائه نمی‌دهند. برای همین نمادهای مشخصی برای فرایندها تعریف شد، نمادهایی که قادر به توصیف وجوه مختلف فرایند هستند. این نمادها (Notation) زبان استاندارد توصیف فرایندها هستند و هر کسی با این زبان استاندارد آشنایی داشته باشد می‌تواند به راحتی مدل طراحی‌شده توسط هر فرد دیگری را درک و تفسیر نماید، ممکن است فرایندها بر مبنای این مدل‌ها، مکانیزه (سیستماتیک) شوند و یا رفتار هر بخش از فرایند بر روی این مدل‌ها شبیه‌سازی شود. برخی از این مدل‌ها بستری را برای متخصصان سیستم فراهم می‌کنند تا بر آن اساس فرایندها را اجرایی و پشتیبانی نمایند. این مدل ها می‌بایست حاوی ساختار استاندارد، دقیق و ارائه‌دهنده اطلاعات اساسی فرایند برای توسعه‌دهندگان سیستم باشد. امروزه سیستم های مدیریت فرایندهای کسب‌وکار(BPMS) متداول‌ترین سیستم ها برای مکانیزه کردن فرایندها هستند. این سیستم ها در درون خود موتوری (Process Engine) دارند که مستقیماً جریان کاری را کنترل و مدیریت می‌کند. این موتور بر اساس مدل های جریان کار استاندارد طراحی‌شده، عمل می‌کند. برای همین چارچوب این مدل‌ها دقیق و ساختار یافته است زیرا توسط خود ماشین مستقیماً اجرا می‌شود (بر خلاف بقیه مدل‌ها که برنامه‌نویس (رابط انسانی) آن را به زبان ماشین ترجمه می‌کند).

تا کنون نمادهای متفاوتی برای توصیف فرایندها ابداع شده است که هر کدام مورد استفاده‌ی ابزارهای طراحی فرایند یا سیستم های جریان کار خاصی قرارگرفته‌اند از آن جمله می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:

استاندارد (XPDL (XML Process Definition Language ارائه‌شده توسطWorkflow Management Coalition در سال ۲۰۰۸
استاندارد (BPEL (Business Process Execution Language ارائه‌شده توسط OASIS در سال ۲۰۰۷
این استانداردها در برنامه‌های زیادی در جهت اجرایی کردن فرایندها بکار می‌روند ولی فاقد اِلِمان‌های گرافیکی هستند.

یکی از نمادهای معروف دیگر EPC یا Event-driven Process Chain است که برای مدل‌سازی فرایندهای کسب‌وکار در پروژه‌های پیاده‌سازی شده‌ی SAP و ARIS مورد استفاده قرار می‌گیرد. با این حال EPC یک زبان مدل‌سازی استاندارد نیست و تعداد محدودی از ابزارهای مدل‌سازی مبتنی بر آن عمل می‌کنند.

مابقی استانداردهای معروف نظیرUML یا Unified Modeling Language با استفاده از نمودارهای فعالیت‌ (UML Activity Diagrams – ADs) قادر به مدل‌سازی فرایندهای کاری می‌باشند، با این حال توفیق چندانی در عملیاتی کردن این زبان در ابزارهای مدل‌سازی فرایندی (در مقایسه با BPMN) به دست نمی‌آید. از مزیت‌های BPMN در برابر UMLL می توان به موارد زیر اشاره کرد:

دقیقاً مشخص است که چه کسی و در کجا ، چه کاری را انجام می‌دهد (نماد های Lane و Pool)
قابلیت نمایش انواع رخدادها، تأخیرها، اعلان‌ها و … وجود دارد (که قبل و یا  بعد از فعالیت‌ها رخ می‌دهند)
نفوذ به عمق فرایند (Drill down of sub process) و مشخص کردن ریز‌ترین جزییات وظایف.
امکان اضافه کردن ساختارهای اضافی به فرایند و امکان ثبت مستندات برای هر جزء از فرایند
ارائه خروجی قابل‌اجرا (Executable Output)
به نظر می‌رسد استاندارد BPMN  یا Business Process Modeling Notation مشهورترین و پذیرفته ترین استاندارد در راستای مدل‌سازی فرایندها است. در وب‌سایت www.BPMN.org  به بیش از ۶۰ ابزار و برنامه کاربردی اشاره‌شده که از این استاندارد برای مدل‌سازی فرایندها استفاده می‌کنند.

تاریخچه:

BPMN برای اولین بار توسط BPMI) Business Process Management Initiative) توسعه داده شد.در ابتدا هدف معرفی نمادهای گرافیکی بود که به عنوان زبان مدل‌سازی فرایندهای کسب‌وکارBPML ارائه شود و در مقایسه با BPEL، قابلیت اجرایی شدن توسط BPMSها را داشته باشد. (هرچند با توجه به محبوبیت زیاد BPEL، BPML فرصت چندانی برای توسعه پیدا نکرد و بخش اجرایی آن را بهBPEL واگذار نمود).

BPMN2

اولین نگارش BPMN توسط یک تیم به رهبری استیفن وایت در شرکت IBM توسعه داده شد و در سال ۲۰۰۴ ارائه گردید. در ضمن BPMI نیز به OMG (ارائه‌دهنده استانداردهای مدل‌سازی نظیر UMLL) ملحق گردید و در سال ۲۰۰۶ ورژن ۱۱ آن به عنوان استاندارد مدل‌سازی توسط این سازمان پذیرفته شد. به دنبال آن ورژن ۱.۱ ارائه شد که شامل تغییراتی در المان‌های گرافیکی بود. در سال ۲۰۱۰ نسخه دو BPMN ارائه گردید که محدودیت‌ها و نواقص نگارش‌های پیشین را پوشش می‌داد.

معرفی عناصر BPMN:

BPMN مجموعه ایی از نمودارهای ساخت یافته است که از عناصر گرافیکی تشکیل‌شده‌اند تا به راحتی قابل‌درک برای طراحان فرایند (Business Analysts) و توسعه‌دهندگان (Developers) باشد.

چهار طبقه‌بندی اصلی عناصر BPMN به شرح زیر است :

BPMN3 (1)

 – نماد رخداد (event):

رخداد، سیگنال‌هایی است که در طی اجرای فرایند اتفاق می‌افتد، این رخدادها می‌تواند در ابتدا، انتها و یا در بین فرایند باشد، و منتج به نتایجی می‌شوند که می‌تواند باعث شروع یک فرایند، خاتمه یا تغییر مسیر آن گردد. بنابراین به سه دسته کلی :

Start event
Intermediate event
End event
تقسیم می‌شوند . نماد دایره برای نمایش انواع رخدادها در فرایند استفاده می‌شود.

BPMN4

 – نماد فعالیت(Activity):

آیتمی برای نمایش دادن وظایف در سازمان است. در استاندارد BPMN۲ این نماد توسعه پیداکرده و اشکال متنوعی را در بر می‌گیرد. با این حال رایج‌ترین اشکال آن نماد زیر فرایند و وظیفه است.

BPMN5

 – دروازه ها یا نقاط تصمیم گیری (Gateway):

Gateway واگرایی یا همگرایی را در طی فرایند کنترل می‌کند. دروازه‌ها که با نماد لوزی در فرایند ترسیم می‌شوند شامل قوانینی است که شرایط ورود و خروج شاخه‌های انشعاب فرایند را مشخص می‌کند. Gateway ها با توجه به شرایطی که اعمال می‌کنند به انواع مختلفی تقسیم می‌شوند که از مهم‌ترین آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:

Exclusive Gateways
Inclusive Gateways
Parallel Gateways

BPMN6

 – نماد جریان توالی (Sequence Flow):

برای نمایش توالی انجام وظایف بکار می‌رود و معمولاً با نماد یک پیکان (که جهت حرکت فرایند را نشان می‌دهد) در بین  Flow objectها  به نمایش در می‌آید.

 – نماد جریان پیام (Message Flow):

این نماد برای نمایش پیام‌های رد و بدل شده بین شرکت‌کنندگان فرایند به کار می‌رود.

 – نماد جریان وابستگی (Association Flow):

از این نماد برای پیوند برقرار کردن بین artifactها (یا swimlane) با Flow objectها استفاده می‌شود.

BPMN7

 – نماد Pool:

برای نمایش دادن شرکای فرایند از این نماد استفاده می‌شود. این شرکا می‌توانند دو سازمان مستقل و یا برنامه‌های کاربردی مستقل و … باشد. باید توجه داشت فعالیت‌هایی كه در درون Pool های جداگانه رسم می‌شود، فرآیندهای مستقل محسوب می‌شوند. لذا خطوط Sequence Flow، مرز یک Pool را قطع نمی‌کند. درعین‌حال Message Flow به عنوان روشی برای نمایش ارتباط بین شركا می‌باشد و در نتیجه برای برقراری ارتباط بین دو Pool مورد استفاده قرار می‌گیرد.

 – نماد Lane:

از این نماد برای جدا کردن نقش‌های فرایندی استفاده می‌شود و معمولاً برای نمایش دادن نقش‌های درون یک سازمان بکار می‌روند برای همین این نماد درون Pool ها قرار می‌گیرد. Sequence Flow می‌تواند مرز بین Lane های درون یك Pool را قطع كند، لیكن Message Flow نمی‌تواند بین اشیاء جریان درون Lane های موجود در یک Pool مورد استفاده قرار گیرد.

BPMN8

 – نماد شی داده (Data Object):

برای نمایش چگونگی درخواست شدن یا تولید شدن داده‌ها و اطلاعات توسط فعالیت‌ها بکار می‌رود و با Association به فعالیت‌ها پیوند داده می‌شود. در واقع نشان‌دهنده این است که چگونه داده‌ها، اطلاعات و اسناد در فرآیند استفاده می‌شود.

BPMN9

– نماد گروه (Group):

گروه‌بندی می‌تواند برای اهداف تجزیه و تحلیل و یا مستندسازی مورد استفاده قرار گیرد و برای دسته‌بندی کردن اجزای فرآیند یا بخش‌های عمده یک دیاگرام استفاده می‌شود، علی‌رغم این که تأثیری بر توالی جریان فرآیند نخواهد داشت و به آن چیزی اضافه یا از آن کم نمی‌کند.

BPMN10

BPMS در یک نگاه

Business Process Management Softwareیا BPMS مجموعه‌ای از ابزارهای نرم‌افزاری است که پیاده‌سازی برنامه‌های BPM در سازمان‌ها را تسهیل می‌نماید. در بستر BPMS ابزارهایی وجود دارد که همه مراحل چرخه BPM (طراحی، مدلسازی ، اجرا، نظارت وبهینه سازی( را پشتیبانی می‌کنند.

در  فازهای طراحی و مدلسازی ابزارهای BPM محیطی جهت ترسیم (نگاشت) فرآیند و مستند‌سازی را فراهم می‌کنند که منجر به فهم وضعیت کنونی فرآیند و اشتراک و انتقال دانش در سطح سازمان می‌گردد.  همچنین تحلیل‌های اضافی پیشنهاد شده و یا توانایی شبیه‌سازی ابزار در تحلیل فرآیند‌ها‌، با هدف تعریف فرصت‌هایی جهت بهبود، موثر هستند.BPMS همچنین در مراحل دیگر چرخه BPM  مثل اجرا و نظارت و بهینه‌سازی نقش دارد. هر‌چند شما می‌توانید یک فرآیند را بدون مکانیزه کردن بهبود دهید، بااین‌حال BPMS ها عموما برای مکانیزه کردن فرآیندها در مراحل اجرا ، پایش و بهبود مورد استفاده قرار می گیرند.

ابزار BPMS همچنین برای ایجاد یک نرم افزار کاربردی جدید ، تبدیل فرآیندهای کاغذی به فرآیندهای مکانیزه شده بدون کاغذ (Paperless) و همچنین  تقویت  و توسعه قابلیت‌های سیستم تجاری موجود در سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد، این ابزار می‌تواند اطلاعات را استخراج، فرمت‌دهی و توزیع کند وسپس آن اطلاعات را بین سیستم‌ها و افراد بر طبق مراحل فرآیند و سیاست‌های کسب‌و‌کار و قوانین سازمانی ، مسیر‌دهی کند که این به استاندارد‌سازی رویه‌ها و زمان سنجی کاری در کنار دنبال کردن وظایف کمک می‌کند.

BPMS ها معمولا شامل امکاناتی (ماژول‌هایی) همچون جریان‌کاری، فرم‌های الکترونیکی، اعلان ،ابزارهای گزارش‌گیری ، دشبورد و امکان اعمال قوانین بوده و قابلیت یکپارچه‌سازی سیستمها و هدایت سرویس‌های سازمانی را دارا هستند.

دامنه تعاریف و ویژگی‌های BPM   این سال‌ها گسترش چشمگیری داشته‌است . اما همچنان ریشه اصلی آن در جریان‌کاری و قابلیت کنترل و جابه‌جایی مستندات و اطلاعات است. با تکامل بازار، BPM ها بهBPMSها تغییر شکل دادند که شامل ظرفیت های بیشتری حول تحلیل فرآیندها و سامان دهی سرویس ها (وب سرویس های مبتنی بر یکپارچه سازی) است. در سال ۲۰۱۳ iBPM ها  یا همان BPM‌های هوشمند (Intelligent BPM) معرفی شدند. برخی منتقدان معتقدند امروزه مفاهیمی که زیر چترBPM قرار دارند، بسیار گسترده هستند. انتظار می‌رود با گذشت زمان یکپارچه‌گی بیشتری بین این امکانات اضافه شده به BPM مشاهده شود تا شفافیت و کاربر پسندی بیشتری در حین استفاده از آن فراهم شود.

همانطوری که در شکل زیر مشاهده می شود: ظرفیت‌ها وقابلیت های اجزای BPMS توسط ارائه‌دهندگان روبه گسترش است. ارائه‌دهندگانی که به دنبال یکپارچه‌گی بهتر، تکمیل قابلیت‌های اجزای BPMS ، بهبود طراحی رابطهای کاربری و تطبیق با تغییرات تکنولوژیکی هستند. در حالی‌که عمق و پیچیدگی این بستر‌های بزرگتر ممکن است رعب‌انگیز باشد ما انتظار داریم که تجمیع بهتر ازاجزاو ظاهری کاربر پسندانه‌تر ببینیم.

BPMS1_1