حسابداری صنعتی و تحلیل آن در اودوو (در حال تکمیل)

حسابداری صنعتی (بهای تمام شد) Cost Accounting

حسابداری صنعتی را می توان شاخه‌ای از علم و فن حسابداری دانست که وظیفه جمع آوری اطلاعات مربوط به عوامل هزینه و محاسبه  بهای تمام شده محصولات و خدمات را بر عهده داشته با و تجزیه و تحلیل گزارش‌ها و بررسی‌ راههای تولید روشهای تقلیل بهای تمام شده تولیدات را بیان می‌کند.

اهمیت حسابداری بهای تمام شده برای چیست ؟

در واقع حسابداری صنعتی یا حسابداری بهای تمام شده یک ابزار بسیار مهم در اختیار مدیریت می‌باشند تا مدیران با استفاده از حسابداری صنعتی، بهای تمام شده تولیدات را محاسبه می‌کند و کنترل خود را بر روی هزینه‌های مواد، دستمزد و سایر هزینه‌های تولید اعمال می‌کند. مدیران اگر گزارشات دقیق و صحیحی از عوامل هزینه نداشته باشند در تصمیم گیری خود در جهت افزایش تولید یا سایر تصمیم گیری‌ها و راه انجام تصمیمات خود با مشکل مواجه خواهند شد.

کاربرد حسابداری بهای تمام شده چیست ؟

گاهی تصور می‌شود کاربرد حسابداری صنعتی و بهای تمام شده محدود به کارخانجات و صنایع تولیدی می‌باشد هرچند شاید مشهورترین کاربرد آن در این جهت باشد ولی سایر مؤسسات نیز از حسابداری بهای تمام شده بهره برده و از روشهای حسابداری بهای تمام شده در بانکها، شرکتهای بیمه عمده فروشی‌ها ، شرکتهای حمل و نقل ، شرکتهای هواپیمایی ، دانشگاه‌ها و بیمارستان‌ها در جهت کارایی بیشتر استفاده می‌گردد. حسابداری صنعتی حسابداری صنعتی حوزه‌ای از حسابداری که به چگونگی محاسبه قیمت تمام شده محصول جهت اندازه گیری موجودیتها و تعیین سود دوره و کنترل هزینه‌ها و سایر موارد تأکید دارد.

حسابداری صنعتی طی یک فرآیند هزینه‌ها را شناسایی ، اندازه گیری، طبقه بندی، تلخیص و جمع آوری نموده که اصطلاحاً به این فرآیند هزینه یابی اطلاق می‌شود. همچنین حسابداری صنعتی سیستمی است که اطلاعات به وجود آمده تواماً در سیستم‌ حسابداری مالی و حسابداری مدیریت مورد استفاده قرار می‌گیرد در حسابداری مالی هنگام تهیه صورتهای مالی اطلاعات حسابداری صنعتی تحت عنوان موجودی کالای پایان دوره مورد استفاده قرار می‌گیرد همچنین در سیستم مدیریت این اطلاعات در برنامه ریزی، کنترل و تصمیم گیری‌ها مورد بهره برداری قرار می‌گیرد.

از آنجایی که بخشی از فرآیند سیستم حسابداری صنعتی به شناسایی هزینه‌ها می‌انجامد لذا در این بخش ابتدا تعریفی از هزینه ادامه سیستمی به طبقه بندی هزینه‌ها اشاره می‌شود :

حسابداری مالی تعریف ویژه ای را از هزینه ارائه نموده است:

هزینه به معنی خروج وجه نقد از یک واحد انتفاعی یا مصرف یا استهلاک دارائی‌های موجود و یا افزایش بدهی‌ها و یک واحد ترکیبی از آنها که در نتیجه اجرای فعالیتهای اصلی یا جانبی واحد تجاری، واقع و به کاهش حقوق صاحبان سهام منجر می‌شود اطلاق می‌گردد. در حسابداری صنعتی هزینه به عنوان منابع فدا شده برای رسیدن به یک هدف خاص ، معرفی می‌نماید همچنین حسابداری صنعتی علاوه بر هزینه‌های اضافی گذشته با هزینه‌های برآوری و آتی . (منابعی که قرار است در آینده مصرف یا فدا شوند) نیز سر و کار دارند.

طبقه بندی هزینه‌ها

هزینه‌ها را میتوان به شکل‌های مختلف طبقه بندی کرد که به برخی از این طبقه بندی به شرح زیر اشاره می‌شود :

الف) طبقه بندی هزینه‌های به تفکیک هزینه‌های مستقیم و غیر مسقتیم

هزینه‌های مستقیم :

به هزینه‌هایی اطلاق می‌شود که می‌توان آنها را به یک موضوع مشخص ارتباط دارد مانند مواد اولیه مصرف شده در یک واحد محصول

هزینه‌های غیر مستقیم :

به هزینه‌هایی اطلاق می‌شود که نمی‌توان آنها را به یک موضوع مشخص ارتباط داد مانند هزینه‌های برق مصرفی در تولید محصولات . هزینه‌های غیر مستقیم به علت اینکه قابلیت تخصیص به یک موضوع مشخص را ندارد. نمی‌توان آنها را مشخصاً به یک موضوع ارتباط داد بلکه این هزینه‌ها به طور عمومی و مشترک بین چندین موضوع هزینه می‌باشد. هزینه های غیر مستقیم بر مبنای روشهای مختلف تسهیم به موضوعات مختلف هزینه مانند محصولات تخصیص داده می‌شود. بطور خلاصه می‌توان بیان نمود که هزینه‌های مستقیم هزینه‌های هستند که به راحتی قابل ردیابی و تخصیص به یک محصول اندازه گیری نمود ولی هزینه‌های غیر مستقیم هزینه‌هایی است که به راحتی قابل ردیابی و تخصیص یک محصول نبوده بلکه این هزینه‌ها باید بین محصولات یا به عبارتی موضوعات مختلف هزینه‌ تخصیص داده شوند فرآیند تخصیص هزینه‌های غیر مستقیم به محصولات را غیر مستقیم و یا تخصیص هزینه اطلاق می‌کنند مانند هزینه برق، هزینه تعمیرات و نگهداری ماشین آلات، هزینه تأمین ماشین آلات و … به محصولات تولید شده . ب) طبقه بندی هزینه‌ها براساس عناصر تشکیل دهنده محصول

۱ـ هزینه‌های مواد مستقیم :

هزینه‌های مواد مستقیم به موادی اطلاق می‌گردد که به سهولت قابل ردیابی و تخصیص به یک واحد محصول تولید شده می‌باشد این مواد شکل ظاهری محصول را تشکیل داده و بدون مصرف این مواد تولید محصول غیر ممکن است، مانند هزینه چرم مصرفی در تلوید کفش و یا پارچه مصرفی در تولید پوشاک .

۲ـ هزینه کار مستقیم :

حقوق و دستمزد افرادی که مستقیماً در تولید محصول نقش داشته‌اند که به سهولت قابل ردیابی و تخصیص به یک واحد محصول است . مانند هزینه حقوق و دستمزد کارگران تولید. هر نوع هزینه مستقیم دیگری نیز اگر دارای خصوصیات و ویژگی‌های مواد مستقیم و کار مستقیم باشد را می‌توان به آسانی به یک واحد محصول تخصیص داده مانند لوازم بسته بندی مصرفی در بسته بندی‌های محصول

۳ـ هزینه‌های سربار ساخت / هزینه‌های غیر مستقیم :

این هزینه‌ها معمولاً شامل هزینه‌های کارخانه به استناد هزینه‌های مواد مستقیم و کار مستقیم می‌باشد به عبارتی هزینه‌هایی که نمی‌توان آنها را به سهولت به یک واحد محصول تخصیص داد و برای تخصیص این هزینه‌ها به محصول باید از فرآیند تخصیص و تسهیم استفاده نموده مانند هزینه‌های مواد غیر مستقیم ، کار غیر مستقیم و سایر هزینه‌های ساخت . هزینه‌های مواد غیر مستقیم و کار غیر مستقیم مفهومی قابل هزینه‌ مواد مستقیم و کار مستقیم را دارند .

برای هزینه های غیر مستقیم می‌توان به عنوان مثال هزینه‌ چسب و یا نخ مصرفی در تلوید کنش اشاره کرده و برای هر سه کار غیر مستقیم می‌توان به عنوان مثال به هزینه حقوق و مزایای سر کارگر و یا مدیر تولید و یا هزینه حقوق و مزایای انباردار ، نگهبان و … اشاره نمود. سایر هزینه‌های ساخت شامل کلیه هزینه‌های غیر مستقیم به جز مواد غیر مستقیم و کار غیر مستقیم می‌باشد مانند هزینه‌های تعمیرات و نگهداری ماشین آلات ، هزینه بیمه ماشین آلات کارخانه، هزینه سوخت کارخانه هزینه آب و برق و تلفن کارخانه و سایر هزینه‌های غیر مستقیم کارخانه به جمع هزینه‌های (مواد مستقیم، کار مستقیم، هزینه‌های سر بار ساخت) هزینه‌های ساخت یا هزینه‌های تولید و یا تمام شده تولید اطلاق می‌شود. مفهوم بهای اولیه یا هزینه‌های اولیه : به جمع مواد مستقیم و هزینه دستمزد مستقیم، بهای اولیه یا هزینه‌های اولیه اطلاق می‌شود یعنی دو نوع هزینه‌ای که مستقیماً قابل ردیابی در هر واحد محصول است.

هزینه تبدیل :

به جمع هزینه دستمزد مستقیم و هزینه سر بار ساخت اطلاق می‌شود.

ج) طبقه بندی هزینه‌ها به دو نوع هزینه‌های محصول و هزینه‌های دوره : هزینه محصول همان هزینه تولید و یا به عبارتی جمع هر سه هزینه مواد مستقیم، کار مستقیم و هزینه‌های سربار ساخت است. هزینه دوره به کلیه هزینه‌هایی اطلاق می‌شود که نتوان این هزینه‌ها را به عنوان هزینه‌های محصول قلمداد نمود این هزینه‌ها به نوعی یا دوره زمانی که طی آن واقع شده‌اند ارتباط دارد و در دوره وقوع در صورت سود و زیان انعکاس می‌یابند این هزینه‌ها در صورت سود و زیان تحت عنوان هزینه‌های عملیاتی طبقه بندی می‌شوند مانند هزینه‌های توزیع و فروش و هزینه‌های عمومی و اداری هزینه‌های دوره به عبارتی هزینه‌هایی هستند که نه به طور مستقیم و نه به طور غیر مستقیم با تولید هیچ گونه ارتباطی ندارند.

د) طبقه بندی هزینه‌ها براساس رفتار هزینه‌

در این نوع طبقه بندی موضوع از این است که هزینه‌ها در مقابل تغییرات تولید چه رفتاری از خود نشان می‌دهد .

۱) هزینه‌های ثابت                       ۲) هزینه‌ متغیر

۱ـ هزینه‌های ثابت :

هزینه‌های ثابت هزینه‌هایی هستند که بدون توجه به تغییرات حجم تولید در دامنه معین از تولید (دامنه مربوط) بدون تغییر هستند مانند هزینه استهلاک (روش خط مستقیم) هزینه بیمه ، هزینه اجاره ، عوارض و …

هزینه ثابت در یک دامنه مربوط ثابت است ولی تغییرات حجم تولید هزینه‌های ثابت در دامنه‌های مختلف، تغییر می‌باید هزینه‌های ثابت در سطح تولید در یک دامنه مربوط هر اندازه تولید بیشتر باشد هزینه ثابت هر واحد کمتر خواهد بود. هزینه ثابت هر واحد برابر است با هزینه ثابت تقسیم بر میزان تولید.

۲ـ هزینه‌های متغیر :

هزینه‌های متغیر هزینه‌هایی هستند که با توجه به متغیر در سطح تولید این گونه هزینه‌ها نیز متغیر می‌یابند هزینه‌های متغیر در سطح کل تولید متغیر ولی در سطح هر واحد ثابت است. طبقه بندی هزینه‌ها برحسب رفتار هزینه‌ها به چگونگی واکنش هزینه‌ها در برابر تغییر در سطح فعالیت اشاره دارد به بیان دیگر مقصود از رفتار هزینه‌ها مدلی است که براساس  آن یک هزینه مشخص نسبت به تغییر در سطح فعالیت واکنش نشان می‌دهد.

بهای اولیه و بهای تبدیل :

بهای اولیه مستقیماً مربوط به تلولید بوده و شامل هزینه‌های مواد مستقیم و کار مستقیم می‌باشد بهای تبدیل یا هزینه‌های تبدیل مربوط به هزینه‌هایی می‌شود که مواد مستقیم را به محصول تکمیل شده تبدیل می‌نماید که شامل هزینه‌ کار مستقیم و هزینه‌های سربار کارخانه می‌شود. انواع موجودی‌ها در شرکت‌های تولیدی شرکت‌های تولیدی دارای سه نوع موجودی به شرح زیر می‌باشند :

۱ـ موجودی مواد اولیه :

قیمت تمام شده موادی است که در تولید مورد استفاده قرار نگرفته و در انبار موجود می‌باشد.

۲ـ موجودی کالای در جریان ساخت :

قیمت تمام شده کالای تکمیل نشده است که شامل مواد مستقیم، کار مستقیم و سربار کارخانه می‌باشد.

۳ـ موجودی کالای ساخته شده :

قیمت تمام  شده کالای تکمیل شده است که در انبار موجود می‌باشد که شامل مواد مستقیم ، کار مستقیم و سربار کارخانه می‌باشد.

سیستم‌های هزینه یابی :

نحوه جمع آوری ، انباشت و تخصیص هزینه‌های تولید به محصولات با توجه به نوع سیستم عملیات تولیدی می‌تواند مبتنی بر یکی از سیستم‌های هزینه یابی و یا ترکیبی از هر دو سیستم هزینه‌یابی به شرح زیر می‌باشد :

سیستم هزینه یابی سفارش کار

سیستم هزینه‌یابی مرحله‌ای

در شرکت‌هایی که تولید محصولات طبق مشخصات دریافتی از مشتریان انجام می‌شود بکار گیری سیستم هزینه یابی سفارش کار ودر شرکت‌هایی که تولید محصولات به صورت انبوه و پیوسته صورت می‌گیرد بکارگیری سیستم هزینه‌یابی مرحله‌ای مناسب می‌باشد. هر دو سیستم هزینه‌یابی سفارش کار و مرحله‌ای به سه روش زیر قابل اجرا می‌باشند .

هزینه‌یابی واقعی

هزینه‌یابی نرمال

هزینه‌یابی استاندارد

در هزینه‌یابی واقعی، کلیه عوامل تشکیل دهنده قیمت تمام شده محصول شامل هزینه‌هایی است که به طور واقعی انجام شده‌اند ولی در هزینه‌یابی نرمال، از عوامل قیمت تمام شده محصول ، هزینه‌های مواد مستقیم وکار مستقیم واقعی بوده ولی سربار کارخانه بصورت برآورده شده مورد استفاده قرار می‌گیرد. در هزینه‌های استاندارد با استفاده از استانداردهای مواد مستقیم، کار مستقیم و سربار کارخانه قبل از شروع سال مالی ، قیمت تمام شده محصول محاسبه و تعیین می‌گردد.

هزینه‌های واقعی سربار کارخانه بصورت روزانه یا دوره‌ای انجام و ثبت می‌گردد برای کنترل هزینه‌های سربار کارخانه، در دفتر کل از حساب کنترل سربار کارخانه استفاده می‌شود حساب کنترل سربار کارخانه دارای معین برای هر نوع عامل هزینه مانند استهلاک ، سوخت و روشنایی می‌باشد مانده حساب کنترل سرباره کارخانه یابد به جمع مانده معین‌های آن مساوی باشد اصولاً در شرکتهای تولیدی برای ثبت هزینه‌های واقعی سربار کارخانه از کار هزینه سرابر کارخانه استفاده می‌کنند و برای هر دایره (تولیدی و خدماتی) کارت هزینه سربار کارخانه جداگانه‌ای نگهداری می‌شود کارت هزینه سربار کارخانه معین حساب کنترل سربار کارخانه می‌باشد.

تسهیم هزینه‌ه ای واقعی دوایر خدماتی به دوایر تولیدی در هزینه‌یابی واقعی

در صورتی که روش هزینه یابی واقعی باشد، در پایان دوره حسابداری صنعتی، هزینه‌های واقعی سربار کارخانه دوایر خدماتی با استفاده از یکی از روشهای مستقیم یک طرفه یا ریاضی به دوایر تولیدی تسهیم شده.

سیستم هزینه‌یابی مرحله‌ای

هزینه‌یابی مرحله‌ای سیستمی است برای اندازه گیری و گزارش قیمت تمام شده محصولات مشابهی که تولید آنها در یک سری عملیات تولیدی یکنواخت بصورت انبوه و پیوسته صورت می‌گیرد در هزینه‌یابی مرحله‌ای تأکید اصلی بر روی دایره یا مرکز هزینه می‌باشد در هر دایره یا مرکز هزینه ، عملیات تولیدی مختلفی صورت می‌گیرد مانند دایره تراشکاری یا مونتاژ معمولاً یک واحد محصول از دو یا چند دایره یا مرکز هزینه عبور می‌کند تا به انبار کالای ساخته شده برسد و در هزینه‌یابی مرحله‌ای هزینه های تولید (مواد مستقیم ، کار مستقیم و سربار کارخانه) هر دایره به حساب موجودی کالای در جریان ساخت همان دایره منظور می‌شود و گزارش هزینه تولید برای هر دایره در پایان دوره زمانی معین (هفتگی یا ماهانه) تهیه می‌گردد نمونه صنایعی که از سیستم هزینه‌یابی مرحله‌ای استفاده می‌کنند عبارتند از صنایع کاغذ، فولاد و شیمیایی.

مراحل تهیه گزارش هزینه تولید

برای تهیه گزارش تولید باید پنج مرحله کار به شرح زیر صورت گیرد:

    1. تهیه جدول مقدار تولید
    1. محاسبه مقدار تولید برچسب معادل آحاد تکمیل
    1. خلاصه کردن جمع هزینه‌های قابل تخصیص که شامل قیمت تمام شده موجودی کالای در جریان ساخت اول دوره و هزینه‌های انجام یافته طی دوره (مواد مستقیم، کار مستقیم، سربار کارخانه) می‌باشد.
    1. محاسبه قیمت تمام شده یک واحد
  1. محاسبه قیمت تمام شده واحدهای تکمیل شده و قیمت تمام شده موجودی کالای در جریان ساخت پایان دوره

معادل آحاد تکمیل شده

مفهوم معادل آحاد تکمیل شده اساس هزینه‌یابی مرحله‌ای می‌باشد در اکثر موارد بر روی کلیه واحدهایی که طی دوره عملیات تولیدی بر روی آنها صورت می‌گیرد تکمیل نمی‌گردد بدین معنی که بعضی از آنها در پایان دوره تکمیل نشده باقی می‌مانند در این گونه موارد بخشی از هزینه‌های تولید باید به واحدهای در جریان ساخت پایان دوره تخصیص یابد بنابراین جهت تعیین قیمت تمام شده یک واحد جمع هزینه‌های تولید را نباید فقط بر روی واحدهای تکمیل شده تقسیم نمود بلکه واحدهای تکمیل نشده در پایان دوره نیز بایستی در محاسبات منظور گردد بدین منظور باید واحدهای در جریان ساخت پایان دوره را برحسب واحدهای تکمیل شده بیان نمود قبل از محاسبه آحاد تکمیل شده درجه تکمیل موجودی کالای در جریان ساخت باید تعیین گردد در بعضی از صنایع انجام این کار ایجاد اشکال نمی‌نماید اما در صنایعی که امکان تعیین درجه تکمیل موجودی کالای در جریان ساخت نباشد آن را باید برآورد نمود. انواع گزارش‌های درون سازمانی و برون سازمانی کدامند و توسط چه واحدهایی تهیه می‌شوند گزارش‌های درون سازمانی در مؤسسات تولیدی توسط واحد حسابداری بهای تمام شده تهیه می‌گردد و معمولاً هر ماه این گزارشات براساس نیاز مدیران تهیه می‌شوند تا در اختیار آنها قرار گیرد. عمده‌ترین گزارشات درون سازمانی در مؤسسات تولیدی به صورت زیر می‌توان نوشت .

۱) گزارش مصرف مواد

۲) گزارش بهای تمام شده کالای ساخته شده

۳) گزارش اوقاف تلف شده

۴) گزارش کالای در جریان ساخت

۵) گزارش ضایعات

۶) گزارش خرید

۷) گزارش روش

۸) سایر گزارشات مورد استفاده مدیریت

گزارش‌های برون سازمانی در مؤسسات تولیدی توسط دایره حسابداری تهیه می‌شود این گزارشها با توجه به اینکه مورد استفاده اشخاص حقیقی و حقوقی همچون دولت، بانکها، سرمایه گذاران و … که قبلاً توضیح داده شدند می‌باشند باید براساس استانداردهای حسابداری و اصول پذیرفته شده حسابداری تهیه گردند تا قابلیت مقایسه داشته و قابل اتکاء باشند عمده‌ترین این گزارش‌ها بصورت زیر می‌باشد.

۱)   گزارش‌ بهای تمام شده کالای فروش رفته

۲)   گزارش سود و زیان

۳)   ترازنامه

۴)   گردش جریانات نقدی

۵)   گزارش تقسیم سود

گزارشات برون سازمانی در مؤسسات تولیدی

۱ـ گزارش(جدول)بهای‌تمام‌شده‌کالای‌فروش‌روزچیست؟

برای آنکه گزارش‌های درون سازمانی و برون سازمانی را بهتر بشناسید ابتدا گزارش بهای تمام شده کالای فروش رفته را که یک گزارش برون سازمانی می‌باشد بررسی می‌نماییم چرا که در مبحث‌ حسابداری مؤسسات بازرگانی نیز تا حدودی و به شکل دیگر با آن آشنا شده‌اید . در مبحث قبل اشاره شد بهای تمام شده کالای فروش رفته از ۵ بخش تشکیل شده است.

    1. بخش مواد مستقیم
    1. دستمزد مستقیم
    1. سربار
    1. بخش کالای در جریان ساخت
  1. بخش کالای ساخته شده

فرآیند تخصیص و تسهیم هزینه‌های سربار

    1. آشنایی با تسهیم اولیه و ثانویه سربار و روشهای تسهیم ثانویه سربار
    1. تشریح فرآیند تسهیم ثانویه سربار به روش مستقیم
    1. تشریح فرآیند تسهیم ثانویه سربار به روش یک طرفه
    1. تشریح فرآیند تسهیم ثانویه سربار به روش ریاضی
  1. آشنایی با هزینه بر مبنای فعالیت ABC

آشنایی  با تسهیم اولیه و ثانویه سربار و روشهای تسهیم ثانویه سربار

تسهیم اولیه و ثانویه سربار :

منظور از تسهیم اولیه این است که هزینه‌های سربار به تفکیک دوایر خدماتی و تولیدی ردیابی، شناسایی و بدهکار حساب دایره مربوطه (مرکز هزینه) ثبت و انباشته شود. ولی در تسهیم ثانویه، هزینه‌های سربار انباشته شده و در مراکز هزینه دوایر خدماتی کارخانه بر مبنای مشخص . معین و با استفاده از روش‌های مناسب، به مراکز هزینه دوایر تولید منتقل می‌گردند. عمل انتقال این هزینه از دوایر خدماتی به دوایر تولیدی را اصطلاحاً تسهیم ثانویه می‌نامند .

مبانی تسهیم ثانویه سربار

برای تسهیم ثانویه سربار دو کار اساسی باید صورت گیرد.

    1. نخست اینکه مبانی مناسب برای انتقال هزینه از دوایر خدماتی به دوایر تولیدی انتخاب گردد.
  1. روش مناسب برای تسهیم ثانویه انتخاب شود.

برخی از مناسب‌ترین مبناها از نظر تسهیم ثانویه، به شرح زیر ارائه می‌شود.

دوایر خدماتی مبنای مناسب جهت تسهیم هزینه

کارگزینی تعداد کارکنان

حسابداری ساعات کارکنان

تعمیرات و نگهداری ساعات کار ماشین

تعمیرات ساختمان سطح زیر بنا

انبار تعداد حواله / هزینه مواد

رستوران تعداد کارکنان

بهداری تعداد کارکنان

نگهبانی سطح زیربنا

کنترل کیفی تعداد / مقدار محصول

سربار پیش بینی شده

به دلیل اینکه هنگام محاسبه‌های تمام شده محصول تولید شده اطلاعات مربوط به سر واقعی کامل نیست چرا که برخی از اقلام سربار ماهیتاً در پایان سال مالی ثبت می‌شوند و برخی نیز هنگام تحمل هزینه مورد ثبت قرار می‌گیرند و لذا ممکن است تا مقطعی که قیمت تمام شده محصول مورد محاسبه قرار می‌گیرد اطلاعات مربوط به سربار واقعی همگی ثبت نشده باشد لذا برای رفع این معضل از نرخ از بیش تعیین شده سربار (نرخ جذب سربار) استفاده می‌شود این نرخ کسری است که صورت آن سربار برآوری و مخرج آن را مبنای جذب سربار مشخص می‌سازد مبنای جذب سربار می‌تواند ساعات کار مستقیم ، ساعات کار ماشین، هزینه مواد مستقیم و هزینه کار مستقیم و …. باشد . هنگامی که مبنای جذب سربار هزینه مواد مستقیم و هزینه کار باشد نرخ جذب سربار به درصد بیان می گردد (حاصل کسر حزب در ۱۰۰ می‌شود) برای تعیین سربار جذب شده، مبنای جذب سربار هر آن چیزی که تعیین شده باشد بایستی مقدار واقعی آن را در سفارش مورد نظر انتخاب و نرخ محاسبه شده در آن ضرب گردد تا مبلغ سربار جذب شده جهت صددرصد محاسبه شود.

مفهوم اضافه کسر جذب سربار

در صورتی که مانده حساب کنترل سر بار در پایان سال مالی و اداری مانده بدهکار باشد مفهوم کسر جذب سربار است در غیر این صورت مفهوم اضافه جذب سربار می‌باشد .

به عبارتی

اضافه جذب سربار > سربار مالیاتی > سربار جذب شده

کسر جذب سربار > سربار واقعی > سربار جذب شده

عنوان هزینه‌ مبنای تسهیم

اجاره کارخانه سطح زیربنا

استهلاک ساختمان سطح زیربنا

حرارت سطح زیربنا

سرپرستی تعداد کارکنان

تلفن و تلگراف تعداد مکالمات ، تعداد کارکنان

برق کیلووات ساعت

آب سطح زیر بنا

روشهای تسهیم ثانویه سربار

۱ـ روش مستقیم :

این روش بسیار ساده است ولی از دقت لازم برخوردار نیست در این روش هزینه دایره زمانی براساس مبناهای مناسب‌ بین دوایر تولیدی تسهیم می‌گردد. از معایب اساسی این روش آن است که سهم هزینه دوایر خدماتی که به یکدیگر سرویس داده‌اند مورد محاسبه و توجه قرار نمی‌گیرد.

۲ـ روش یک طرفه

روش یکطرفه کاملتر از روش مستقیم است ولی از معایب آن این است که هر دایره‌ای که هزینه‌اش تسهیم شود از فرآیند محاسباتی بعدی حذف می‌شود متقابلاً از تسهیم بعدی سهم هزینه نمی‌گیرد. نکته مهم و قابل توجه این است که کدام دایره خدماتی باید قبل از دوایر دیگر هزینه‌ خود را تسهیم کند ضابطه مقبول عام در این مورد وجود ندارد ولی معمولاً دوایر خدماتی برحسب مقدار هزینه‌ای که دارند به صورت نزولی مرتب سپس از دایره‌ای که بیشترین هزینه را دارد عملیات تسهیم آغاز می‌شود.

۳ـ روش ریاضی / جبری/ دو طرفه

روش دو طرفه روش کاملی است و در تسهیم ثانویه، سهم هزینه دوایر خدماتی را که بیشتر از یکدیگر سرویس گرفته‌اند تعیین نموده و اطلاعات کاملی در اختیار مدیریت می‌گذارد . برای تسهیم ثانویه هزینه به روش دو طرفه باید قبل از هر اقدامی، جدول (ماتریس) هزینه دهی و هزینه بری را تشکیل داد سپس براساس این جدول برای دوایر خدماتی معادله‌ای تنظیم و با حل معادله عمل تسهیم هزینه انجام گیرد.

حسابداری صنعتی

شرکتهای تولیدی و صنعتی برای انجام حسابداری بهای تمام شده، نیاز به متخصصان مالی با تجربه مسلط به این نوع حسابداری با توانایی تجزیه و تحلیل قوی دارند. مفاهیم این دوره :آشنایی با هزینه و رفتار آن در شرکت های صنعتی و تولیدی محاسبه بهای تمام شده سیستم های نوین محاسبه بهای تمام شده روش های محاسبه بهای تمام شده تصمیم گیری در خصوص خرید یا ساخت تصمیم گیری در خصوص توقف یا ادامه فعالیت نقطه سر به سر جهت چند محصولی تجزیه و تحلیل سود ناویژه در شرکت های تولیدی و صنعتی

اودوو من و تو و مدیریت کشش یا فشار !

یک مدیر انبار و یا تدارکات باید قادر به توسعه یک سیستم کنترل موجودی موثر برای مدیریت تقاضای مشتری باشد. تقاضا برای محصول هزینه‌های موجودی، هزینه حمل، سفارش هزینه‌ها و هزینه‌های ذخیره‌سازی را کنترل خواهد کرد. سیستم‌های کنترل موجودی به طور کلی به عنوان مدل‌های فشار یا کشش دسته‌بندی می‌شوند. دانستن تعاریف، مزایا و معایب هر سیستم به شرکتی کمک می‌کند که در آن روش کنترل موجودی برای سازمان آن‌ها بهتر عمل می‌کند.

فشار در سیستم نظارت بر انبار

سیستم هل دادن موجودی شامل پیش‌بینی نیازهای مشتری برای برآورده کردن تقاضای مشتری است. شرکت‌ها باید پیش‌بینی کنند که کدام محصول خریداری‌شده را با تعیین مقدار کالا خریداری می‌کنند. شرکت به نوبه خود محصول کافی را برای برآورده کردن تقاضای پیش ‌بینی ‌شده ، فروش رفته و یا هدایت کردن کالا به مصرف‌کننده تولید خواهد کرد.

یک مثال از یک سیستم هل دادن مواد، برنامه‌ریزی، یا MRP است. MRP، محاسبات مربوط به برنامه‌ریزی مالی، عملیات‌ها و تدارکات را با هم ترکیب می‌کند. این یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتر است که زمان‌بندی و سفارش را کنترل می‌کند. هدف از این کار این است که مطمئن شوید که مواد خام و مواد مورد نیاز برای تولید در صورت نیاز در دسترس هستند.

مضرات سیستم فشار

مضرات سیستم کنترل موجودی فشار این است که پیش‌بینی‌ها اغلب نادرست هستند چون فروش می‌تواند غیرقابل‌پیش‌بینی بوده و از یک سال تا سال بعدی متفاوت باشد. مشکل دیگر اینگونه سیستم‌های کنترل موجودی این است که محصول می تواند بیش از حد در فهرست باقی بماند. این امر هزینه‌های شرکت  برای دپوی این کالاها را افزایش می‌دهد. البته یک مزیت برای این سیستم این است که شرکت نسبتا مطمئن است که محصول کافی در دست دارد تا سفارشات مشتری را تکمیل کند و از ناتوانی در برآورده کردن تقاضای مشتری برای محصول جلوگیری کند.

 کشش سیستم نظارت بر انبار

سیستم کنترل موجودی انبار با سفارش مشتری آغاز می‌شود. با این استراتژی، شرکت‌ها فقط به اندازه کافی محصول را می‌سازند تا سفارشات مشتری را برآورده کنند. یک مزیت این سیستم این است که مازاد موجودی وجود نخواهد داشت که باید ذخیره شود، در نتیجه سطح موجودی انبار و هزینه حمل و نگهداری کالا را کاهش می‌دهد.

یک نمونه از سیستم کنترل موجودی انبار تنها سیستم just in time یا JIT است. هدف حفظ سطوح موجودی به حداقل با داشتن موجودی کافی، نه بیشتر و یا کم‌تر، برای برآورده کردن تقاضای مشتری است. سیستم JIT می‌تواند با کاهش مقدار فضای ذخیره‌سازی مورد نیاز برای موجودی انبار و هزینه‌های نگهداری کالا، ضایعات را نیز از بین ببرد.

مضرات سیستم کشش

یک عیب عمده در این سیستم این است که احتمال دارد که یک شرکت به مشکلات پیچیده تری دست یابد، مانند یک تامین‌کننده که قادر به حمل یک محموله به موقع نیست. این باعث می‌شود که شرکت قادر به انجام این سفارش نباشد و به نارضایتی مشتری انجامد.

سیستم فشار کشش

برخی از شرکت‌ها با یک استراتژی مواجه شده‌اند و آن سیستم فشار یا کشش نامیده اند، که بهترین استراتژهای فشار و کشش را ترکیب می‌کند. این قانون پیش‌بینی دقیق‌تری از فروش می‌کند و سطوح موجودی را براساس فروش واقعی کالا تنظیم می‌کند. هدف تثبیت زنجیره تامین و کاهش کمبود محصول است که می‌تواند باعث شود مشتریان به جای دیگری بروند تا خریده‌ای خود را انجام دهند. با سیستم کنترل موجودی با فشار بالا، برنامه ریزان از سیستم‌های پیچیده برای توسعه راهنمایی برای پرداختن به نیازهای تولید کوتاه‌مدت و بلند استفاده می‌کنند.

انتخاب سیستم درست

برای مدیران انبارها مدیریت این که همیشه بدانند تا چه مقدار کالاها را سفارش دهند و چه زمانی دشوار است. نوع سیستم کنترل موجودی به بخش بزرگی از نوع محصولی که تولید می‌شود بستگی دارد. در برخی موارد، خودرو برای مثال، ممکن است قادر به تولید با روش کنترل موجودی به موقع یا کشیدن فهرست موجودی نباشند.

تولید اقلام بزرگ مانند خودرو بسیار پیچیده است و خیلی طول می‌کشد تا تنها مقدار مورد نیاز برای برآورده کردن سفارشات خاص مشتریان را تولید کند. شرکت‌های کامپیوتری، مانند دل ، سیستم فشار و کشش را ایجاد می‌کنند که در آن مواد خام و کالا از قبل سفارش داده شده و ذخیره می‌شود، اما کامپیوتر واقعی تا زمانی که مشتری سفارش می‌دهد مونتاژ نشده است.

اودوو کجا بودی تو این مدت – تورقی به مدیریت لجستیک


آخر چرا من هر چه می خواستم بنویسم رو تو یکجا داری ؟

فهرست

معرفی Odoo یا OpenERP

Odoo نرم افزار تجاری همه جانبه است از جمله CRM ، وب سایت / تجارت الکترونیک، صدور صورت حساب، حسابداری، تولید، انبار و مدیریت پروژه و موجودی. نسخه عمومی دارای منابع باز ( Open Source) است در حالی که نسخه سازمانی ، نسخه عمومی را با ویژگی های تجاری و خدمات بیشتری تکمیل میکند.

در سال 2013، انجمن غیرانتفاعی Odoo برای ترویج استفاده گسترده از Odoo و حمایت از توسعه مشترک آن شکل گرفت. این سازمان بیش از 150 عضو دارد که ترکیبی از افراد و سازمان هاست. با این حال، بیش از 20،000 نفر که به جامعه توسعه و طراحی Odoo کمک می کند و فعال هستند.

Odoo SA رویکرد خود را از شرکت خدماتی برای تمرکز بیشتر بر انتشار نرم افزار و کسب و کار بروی ارائه خدمات مکمل متمرکز کرد. راهکارهای سفارشی، پشتیبانی و سایر سرویس های مد نظر سازمان های بزرگ جهانی در Odoo بصورت کاملا متمرکز و با یک شبکه منسجم از بیش از 700 کارشناس مستقر و هماهنگ کننده ارائه می شود.

برنامه / ماژول / اجزای سازنده

مزیت اصلی Odoo معماری گسترده آن است. تعداد زیادی از فارغ التحصیلان و سازمان ها Odoo Apps یا Modules را توسعه می دهند و آنها را در بازار عرضه می کنند و به صورت رایگان مورد استفاده قرار میگرند. اجزای اصلی Odoo دارای حدود 30 نرم افزار هسته ای و بیش از 5000 نرم افزار عمومی رایگان است. اکثر ماژول های Odoo در بازار رسمی این شرکت در دسترس هستند که در آن کسب و کارها می توانند به صورت رایگان تعدادی از ماژول ها را خریداری یا دانلود کند. بعنوان مثال در تاریخ 9 ژوئیه 2018، 15759 برنامه یا ماژول در بازار در دسته های مختلف یافت شد. اکثر ماژول ها در تمام نسخه های فعال 9.0، 10.0 و 11.0 ارائه می شود.

استفاده آموزشی

Odoo بعنوان یک دوره از دوره های دانشگاه مورد استفاده قرار می گیرد و به عنوان یک درس اجباری برای مدرک کارشناسی در فرانسه، درست مانند Word، Excel و PowerPoint مورد آموزش قرار میگیرد. این نرم افزار همچنین یک برنامه کاملا رایگان به نام Odoo Education ارائه می دهد که به معلمان ویا دانش آموزان امکان ایجاد یک پایگاه داده Odoo را برای اهداف دانشگاهی می دهد

خرید ، تدارکات و لجستیک

از سفارش خرید به صورت فاکتور و پذیرش

در بسیاری از خرید های روزمره ، شما احتمالا می دانید کجا خرید کنید و چه حدود قیمت ای برای در اختیار داشتن این کالا یا خدمت مد نظر هزینه می کنید ، یک سفارش خرید ساده (PO) در Odoo به شما اجازه می دهد تمام پروسه را مدیریت کنید.

در Odoo، سفارش خرید می تواند به عنوان اولین قدم برای اقدام به خرید ایجاد می شود، همچنین می توانید درخواست برای پیش فاکتور (RFQ) یا مناقصه خرید. و … را برای اولین قدم برای خرید داشته باشید ، و بر اساس آنها اقدام به خرید نمایید.

PO یک فاکتور تولید می کند و بسته به قرارداد با تامین کننده ی شما، شما باید فاکتور را قبل یا بعد از تحویل پرداخت کنید.

برنامه مدیریت خرید را نصب کنید

از برنامه نرم افزار، برنامه مدیریت خرید را جستجو و نصب کنید.

https://www.odoo.com/documentation/user/11.0/_images/from_po_to_invoice01.png

ایجاد یک سفارش خرید

در برنامه خرید ، منوی Purchase را باز کرده و بر روی سفارشات خرید کلیک کنید.

در پنجره سفارش خرید ، بر روی ایجاد کلیک کنید.

https://www.odoo.com/documentation/user/11.0/_images/from_po_to_invoice02.png

از پنجره جدید، فروشنده را وارد کنید و در تاریخ سفارش تایپ کنید.

در بخش محصولات ، روی افزودن یک مورد کلیک کنید.

https://www.odoo.com/documentation/user/11.0/_images/from_po_to_invoice03.png

محصول خود را از لیست انتخاب کنید و در صورت لزوم توصیف کنید.

منوی تاریخ برنامه ریزی شده را با یک تاریخ تکمیل نمایید اگر برای تامین خود نیاز دارید.

مقدار مورد نظر خود را وارد کنید، سپس روی ذخیره و تأیید سفارش کلیک کنید .

همانطور که می بینید، وضعیت PO به Purchase Order .

https://www.odoo.com/documentation/user/11.0/_images/from_po_to_invoice04.png

ثبت صورتحساب، پرداخت و دریافت محصولات

بسته به نوع قراردادی که با تأمین کننده دارید، می توانید پس از تحویل کالاها را برای هزینه را پرداخت کرده و یا بعد از آن.

پرداخت پس از دریافت یا قبل از آن

بر روی دریافت محصولات کلیک کنید.

در صفحه بعد، بررسی کنید که تعداد محصولات دریافت شده مربوط به شماره سفارش شماست یا خیر ، سپس مقدار مد نظر تحویل گرفته شده را وارد کنید و بر روی تایید کلیک کنید.

https://www.odoo.com/documentation/user/11.0/_images/from_po_to_invoice05.png

به PO برگردید در PO، یک کالا و یک دکمه فاکتور ظاهر شده است.

https://www.odoo.com/documentation/user/11.0/_images/from_po_to_invoice06.png

روی دکمه فاکتورها کلیک کنید و سپس روی اعتبار سنجی کلیک کنید. فاکتور در حال حاضر در سیستم ثبت شده است. روی ثبت نام پرداخت کلیک کنید، جزئیات پرداخت را وارد کنید و روی تأیید اعتبار کلیک کنید.

https://www.odoo.com/documentation/user/11.0/_images/from_po_to_invoice07.png

محصولات شما اکنون برای چیدن و ذخیره سازی آماده است و صورتحساب به عنوان پرداخت شده مشخص شده است.

پرداخت پیش پرداخت

از صفحه سفارش خرید ، برگه صورتحساب را باز کنید، سپس روی ایجاد کلیک کنید.

در صفحه بعد، بر روی اعتبار کلیک کنید. فاکتور در حال حاضر در سیستم ثبت شده است. روی ثبت نام پرداخت کلیک کنید، جزئیات پرداخت را وارد کنید و روی تأیید اعتبار کلیک کنید.

https://www.odoo.com/documentation/user/11.0/_images/from_po_to_invoice08.png

پس از بازگشت به PO  ، زبانه حمل و نقل و یک برگه صورتحساب ظاهر شده است.

https://www.odoo.com/documentation/user/11.0/_images/from_po_to_invoice09.png

روی دریافت محصولات ، سپس در صفحه جدید، بر روی اعتبار کلیک کنید.

https://www.odoo.com/documentation/user/11.0/_images/from_po_to_invoice10.png

یک پنجره ظاهر خواهد شد و درخواست می کند که شما میزان دریاف شده را تایید نمایید. روی درخواست کلیک کنید

محصولات شما اکنون برای چیدن و ذخیره سازی آماده است و صورتحساب به عنوان پرداخت شده مشخص شده است.

درخواست برای ارائه پیش فاکتور، خرید مناقصه یا سفارش خرید؟

گرچه درخواست برای ارائه پیش فاکتور، خرید مناقصه یا سفارش خرید ها به شدت با هم مرتبط هستند، ولی با هم یکسان نیست.

درخواست شما برای پیش فاکتور (RfQ) هنگامی استفاده می شود که شما قصد خرید برخی از محصولات را دارید و می خواهید یکی از این محصولات و پیشنهادات دریافت کنید. در Odoo، درخواست برای این کار از پیش فاکتور استفاده می شود برای ارسال لیستی از محصولات مورد نظر خود را به تامین کننده. هنگامی که تامین کننده شما به درخواست شما پاسخ داده است، می توانید تصمیم بگیرید که پیشنهاد و خرید را انجام دهید یا پیشنهاد را خاموش کنید.

مناقصه خرید (PT)، همچنین به عنوان دعوت از پیشنهادات شناخته شده است، برای رقابت بین چندین تامین کننده برای ایجاد بهترین پیشنهاد برای لیستی از محصولات استفاده می شود. در مقایسه با RfQ، مناقصه خرید به چند تامین کننده فرستاده می شود و بیان می دارد که هر کدام با یکدیگر رقابت می کنند و بهترین پیشنهاد برنده خواهد شد. علاقه اصلی این است که معمولا به پیشنهادات بهتر منجر می شود.

سفارش خرید (PO) سفارش واقعی شما است که شما آن را به تامین کننده منتخب اطلاع میدهید، یا از طریق RfQ، مناقصه خرید، و یا به سادگی هنگامی که شما تامین کننده را انتخاب کرده اید ایمیل یا پیام کوتاه ارسال میکند.

چه موقع باید استفاده کرد؟

نقش مهم RfQ زمانیست که شما قبل از خرید محصولات از تامین کننده از قیمت آن بی خبر هستید و بنابراین هیچ دیدگاهی نسبت به هزینه ندارید و می خواهید به تامین کنندگان خود را به چالش بکشید و در محیطی مقایسه ای به شما امکان میدهد که امکان انجام آن به لحاظ منابع مالی یا سایر منابع وجود دارد یا خیر.

مناقصه خرید برای فراخوان های عمومی مورد نیاز است ، زمانی که شما به پیشنهادات بیشتری از چندین تامین کننده نیاز دارید. این نیز زمانی مفید است که شما نیاز به یک سفارش واحد برای یک محصول داشته و می خواهید برای دریافت بهترین پیشنهاد اقدام کنید و همچنین مهم نیست که آن تامین کننده سازنده است یا خیر و فقط یک سری مسائل ماننده هزینه و یا زمان تحویل اهمیت دارد . این قسمت نیز ممکن است زمانی مورد استفاده قرار گیرد تامین کننده خود را به استانداردهای لازم نرسانده است و شما می خواهید آنها را تحت فشار قرارداده تا خدمات بهتر ارائه دهند یا جایگزینی برای آن پیدا کنید.

چه زمانی استفاده نکنید

هنگامی که شما تامین کننده مورد علاقه خود را برای هر مورد ایجاد پیدا کرده اید، RfQ  غیر ضروری می شود و تنها تاخیر در تحویل اقلام را افزایش می دهد.در این صورت، با شروع مستقیم از سفارش خرید در Odoo ، روند ساده تر خواهد شد.

پیشنهادات خرید یک روند طولانی و خسته کننده است که احتمالا چندین هفته طول می کشد در بهترین حالت. اگر به تحویل سریع نیاز دارید، این راهی نیست که آن را انتخاب کنید. همچنین، اگر رابطه خوبی با یک تامین کننده داشته باشید، قبل از اینکه PT را با آنها آغاز کنید، دوبار فکر کنید، زیرا این ممکن است رابطه را خدشته دار کرده و در نهایت منجر به معاملات کمتر شود.

مثال

شرکت من مبلمان چوبی را تولید می کند. برای سری جدیدی که ما طراحی می کنیم، ما نیاز به برخی از پیچ ها، قاب های فلزی و حفاظت های لاستیکی داریم.

من یک درخواست برای ارایه پیش فاکتور در Odoo با مواد اولیه مورد نیازم را به تامین کننده معمولم ایجاد می کنم و آن را با ایمیل ارسال می کنم. او با یک پیشنهاد پاسخ می دهد. با این حال، من با پیشنهاد موافق نیستم و می خواهم ببینم آیا کسی میتواند یک این کار را با هزینه ی کمتری انجام دهد.

من تصمیم گرفتم کمی محیط رقابتی ایجاد کنم و یک قرارداد خرید ایجاد کردم که Odoo آن را به لیستی از تامین کنندگان که مشخص کرده ام ارسال خواهد کرد. از 8 پیشنهاد که من دریافت می کنم، یکی از آنها توجه من را به خود جلب می کند و تصمیم می گیرم که با آن یکی پیش برویم.

من سفارش را به تامین کننده با ایجاد یک سفارش خرید از PT تایید می کنم، و Odoo به صورت اتوماتیک تحویل اقلام را از تامین کننده مدیریت میکند.

چگونه می توان در واحد واحد اندازه گیری از فروش خرید کرد؟

در کسب و کار روزمره، ممکن است اتفاق بیفتد که تامین کننده شما با استفاده از واحدهای اندازه گیری متفاوت از شما در فروش می باشد. این می تواند باعث ایجاد سردرگمی بین فروش و خرید شود و حتی زمان زیادی را برای تبدیل معیارها از دست بدهد. خوشبختانه در Odoo، شما می توانید واحد های مختلف از سنجش بین فروش و خرید استفاده کنید.

مثالهای زیر را بیاموزیم:

  1. شما آب را از یک تامین کننده خریداری می کنید. تامین کننده آمریکایی است و آب خود را در گالنها فروخته است. مشتریان شما اروپایی هستند. بنابراین شما مایل به دیدن مقادیر خرید خود در گالن و مقادیر فروخته شده در لیتر می باشید .
  2. شما پرده ها را از یک تامین کننده خریداری می کنید. فروشنده شما پرده را در رول واحد به فروش می رساند و پرده ها را در متر مربع می فروشد.

پیکربندی

ماژول های خرید و فروش را نصب کنید

اولین قدم این است که اطمینان حاصل کنید که فروش و خرید برنامه ها به درستی نصب شده است.

گزینه واحد اندازه را فعال کنید

ماژول خرید را انتخاب کنید، پیکربندی را انتخاب کنید ‣ تنظیمات و تیک را انتخاب کنید برخی از محصولات ممکن است در واحد واحد اندازه گیری (پیشرفته)  فروخته شود .

https://www.odoo.com/documentation/user/11.0/_images/uom081.png

تعیین واحد خرید و فروش اقدامات

واحدهای استاندارد اقدامات

بگذارید واحدهای کلاسیک از واحدهای موجود در Odoo را به عنوان نمونه اول بیاوریم. لطفا به یاد داشته باشید که واحدهای مختلف سنجش بین فروش و خرید ضرورتا باید یک دسته را به اشتراک بگذارند. دسته بندی ها عبارتند از: واحد ، وزن ، زمان کار ، حجم و غیره

بیایید فرض کنیم که ما را از فروشندگان ما در گالن خریداری می کنیم و در لیتر به مشتریانمان می فروشیم.

ما به ماژول خرید برویم خرید ‣ محصولات .

محصول خود را ایجاد کنید یا یک موجود را انتخاب کنید. در اطلاعات کلی محصولات شما امکان انتخاب واحد اندازه گیری (در فروش، موجودی، … استفاده می شود) و واحد خرید اقدام (برای خرید).

در این مورد لیتر برای واحد اندازه گیری و گالن برای واحد خرید واحد اندازه گیری را انتخاب کنید .

https://www.odoo.com/documentation/user/11.0/_images/uom051.png

واحد اندازه گیری و واحد اندازه گیری گروه خود را ایجاد کنید

اکنون نمونه دوم خود را بدست آورده اید (پرده ها را از یک تامین کننده خریداری می کنید، فروشنده به شما پرده ها را در رول  می فروشد و پرده ها را در متر مربع می فروشد).

این دو اقدام، بخشی از دو دسته متفاوت است. به یاد داشته باشید، شما نمیتوانید یک معیار موجود را از یک دسته با یک اندازه موجود از یک دسته دیگر مرتبط کنید.بدین ترتیب ما ابتدا باید یک دسته بندی مشترک ایجاد کنیم که هر دو واحد دارای یک رابطه تبدیل هستند.

برای انجام این کار به ماژول فروش ما بروید پیکربندی ‣ محصولات ‣ واحد اندازه گیری . با انتخاب لیست کشویی و کلیک بر روی ایجاد و ویرایش (نگاه کنید به تصویر زیر) یک واحد جدیدی از رده اندازه گیری ایجاد کنید.

https://www.odoo.com/documentation/user/11.0/_images/uom031.png

یک واحد جدید اندازه گیری ایجاد کنید. در این مورد، طبقه بندی ما بین رده محاسبات نامیده می شود.

https://www.odoo.com/documentation/user/11.0/_images/uom061.png

گام بعدی ایجاد واحدهای رول و متر مربع اندازه گیری و اتصال آنها به دسته جدید است. برای انجام این کار، به ماژول خرید بروید پیکربندی را انتخاب کنید ‣ محصولات ‣ واحد اندازه گیری .

ایجاد دو واحد جدید:

  • واحد رول که بخشی از طبقه بندی محاسبات بین رده است و نوع واحد مرجع است (تصویر زیر را ببینید). نوع مرجع واحد اندازه گیری یک مرجع درون دسته است. بدین معنی است که بسته به این اندازه گیری دیگر اقدامات (به عنوان مثال: 1 رول = 10 متر مربع، 2 رول = 20 متر مربع و غیره) تبدیل می شود.
https://www.odoo.com/documentation/user/11.0/_images/uom041.png
  • برای متر مربع ، مشخص خواهد شد که 1 Roll = 10 square meters پرده. بنابراين لازم است مشخص شود که به عنوان نوع، متر مربع بزرگتر از واحد مرجع است. نسبت بزرگتر 10 برابر به عنوان one Roll = 10 square meters .
https://www.odoo.com/documentation/user/11.0/_images/uom091.png

اکنون امکان ورود به متر مربع به عنوان واحد سنجش و واحد رول به عنوان واحد خرید در فرم محصول است.

https://www.odoo.com/documentation/user/11.0/_images/uom071.png

چگونه می توان چندین تامین کننده را بر روی یک محصول قرار داد؟

نگه داشتن و نظارت بر فروشندگان شما می تواند وظیفه ای مهم در روزمره کسب و کارتان باشد. قیمت ها می توانند تغییر کنند و شما ممکن است چندین تامین کننده برای یک محصول داشته باشید. با Odoo شما می توانید به طور مستقیم فروشندگان را با محصول مربوطه پیوند دهید و قیمت ها را برای اولین بار آنها را به صورت خودکار تعیین کنید.

مثال برای 5 t-shirts ما یک فروشنده پیدا کردیم که Bob&Jerry’s نامیده می شود و ما می خواهیم یک درخواست برای پیش فاکتور بگذاریم.

ایجاد یک فروشنده

مرحله اول ایجاد یک فروشنده است.  Bob&Jerry’s را در روشندگان را ایجاد خواهیم . ماژول خرید را وارد کنید، خرید ‣ فروشندگان را انتخاب کنید و یک فروشنده جدید ایجاد کنید.

شما می توانید انتخاب کنید که آیا مخاطب یک شرکت یا شخص است، اطلاعات اصلی مانند آدرس، تلفن، ایمیل، … را پر کنید

اگر مخاطب را از ماژول خرید خریداری نکنید، باید در برگه فروش و خرید نیز وارد شوید و نشان دهید که مخاطب فروشنده است (تصویر زیر را ببینید).

https://www.odoo.com/documentation/user/11.0/_images/suppliers02.png

یک محصول ایجاد کنید

بعدا می توانیم محصولی را که میخواهیم خرید کنیم ایجاد کنیم. ما هنوز قیمت تی شرت را نمیدانیم زیرا هنوز نیاز به درخواست خود برای پیش فاکتور هستیم .

برای ایجاد یک محصول ماژول خرید خود را انتخاب کنید ‣ خرید محصولات و ایجاد یک محصول جدید.

این محصول را ما T-shirt  می نامیم و مشخص می کنیم که محصول را می توان فروخت و خرید کرد.

https://www.odoo.com/documentation/user/11.0/_images/suppliers03.png

افزودن فروشندگان به محصول

اقدام بعدی این است که افزودن فروشندگان به محصول. دو راه برای رسیدگی به این مسئله وجود دارد. اگر سفارش اول برای اولین بار صادر کنید، Odoo به طور خودکار فروشنده و قیمت آن را به محصول پیوند می دهد. شما همچنین می توانید به فروشندگان را به صورت دستی اضافه کنید

با صدور یک سفارش خرید اول به فروشنده جدید

هنگامی که یک سفارش خرید برای اولین بار به یک فروشنده ارسال می شود، او به طور خودکار با Odoo به محصول پیوند خواهد خورد. برای مثال بیایید بگوئیم که ما برای اولین بار سفارش خرید به Bob&Jerry’s برای 5 t-shirts در 12.35 euros / piece را تهیه کردیم.

ابتدا سفارش خرید خود را با محصول و تامین کننده درست ایجاد کنید

https://www.odoo.com/documentation/user/11.0/_images/suppliers04.png

هنگامی که سفارش خرید را ایجاد و تأیید می کنیم، فروشنده به طور خودکار به لیست فروشنده های محصول اضافه می شود. برای بررسی فرآیند وارد ماژول خرید شده و ، خرید ‣ محصولات را انتخاب کنید و محصول تی شرت را انتخاب کنید. با باز کردن برگه موجودی، متوجه می شویم که فروشنده و قیمت آن به طور خودکار اضافه شده است.

https://www.odoo.com/documentation/user/11.0/_images/suppliers05.png

توجه داشته باشید که هر بار که محصول از یک فروشنده جدید خریداری می شود، Odoo به طور خودکار فروشنده و قیمت را با محصول پیوند می دهد.

با اضافه کردن دستی

البته ما همچنین می توانیم اطلاعات فروشندگان و فروشندگان را به صورت دستی اضافه کنیم. در همان صفحه از قبل، به سادگی بر روی ویرایش کلیک کنید و بر روی دکمه اضافه کردن یک مورد کلیک کنید.

https://www.odoo.com/documentation/user/11.0/_images/suppliers06.png

هنگام اضافه کردن یک فروشنده جدید شما همچنین می توانید اطلاعات اضافی مانند نام محصول یا کد محصول فروشنده، اعتبار قیمت و حداقل مقدار مورد نیاز را اضافه کنید. این اطلاعات می تواند به سادگی با کلیک کردن بر روی خطوط فروشندگان، برای فروشندگان موجود اضافه شود و اصلاح شود.

https://www.odoo.com/documentation/user/11.0/_images/suppliers07.png

چگونگی ایجاد درخواست قیمت یا درخواست پیش فاکتور ؟

درخواست شما برای پیش فاکتور (RfQ) هنگامی استفاده می شود که شما قصد خرید برخی از محصولات را دارید و می خواهید یک محصول برای این محصولات پیشنهاد دریافت کنید. برای این عمل در Odoo، درخواست برای پیش فاکتور استفاده می شود . هنگامی که تامین کننده شما به درخواست شما پاسخ داد، می توانید تصمیم بگیرید که پیشنهاد و خرید را انجام دهید یا پیشنهاد را خاموش کنید.

پیکربندی

ایجاد یک درخواست برای نقل قول

در ماژول Purchases، Purchase ‣ درخواست ها را برای پیش فاکتور باز کنید و بر روی Create کلیک کنید.

https://www.odoo.com/documentation/user/11.0/_images/image042.png

تامین کننده خود را در منوی فروشنده انتخاب کنید، یا با کلیک روی « ایجاد و ویرایش» ، آن را در بصورت مستقیم ایجاد کنید . در فیلد تاریخ سفارش ، تاریخی را که میخواهید وارد محصولات وارد انبار شود را وارد نمایید.

در محصولات ، روی افزودن کلیک کنید. محصول مورد نظر خود را در منوی محصولات انتخاب کنید. مقدار را با وارد کردن شماره و انتخاب واحد اندازه گیری را مشخص کنید. در فیلد قیمت واحد ، قیمت را که می خواهید ارائه می شود مشخص کنید (همچنین می توانید فیلد را خالی بگذارید اگر نمی دانید چه قیمت باید باشد) و تاریخ تحویل احتمالی را در فیلد تاریخ برنامه ریزی شده اضافه کنید. با کلیک بر روی ذخیره ، سپس چاپ Rfq یا ارسال Rfq از طریق ایمیل (اطمینان حاصل کنید که یک آدرس ایمیل برای این تامین کننده مشخص شده است یا یک نام جدید وارد کنید).

https://www.odoo.com/documentation/user/11.0/_images/image081.png

پس از کلیک بر روی ارسال ، متوجه خواهید شد که وضعیت RFQ از پیش نویس به RFQ ارسال می شود .

https://www.odoo.com/documentation/user/11.0/_images/image061.png

هنگامی که تامین کننده شما با یک پیشنهاد پاسخ داده شده، RfQ را با کلیک بر روی Edit به روزرسانی کنید (قیمت ها، مالیات، زمان تحویل پیش بینی شده، شرایط پرداخت، و غیره)، سپس بر روی ذخیره کلیک کنید تا یک سفارش خرید صادر شود.

برای ادامه سفارش، روی تأیید سفارش کلیک کنید تا سفارش را به فروشنده ارسال کنید. وضعیت RfQ به سفارش خرید تغییر خواهد کرد.

https://www.odoo.com/documentation/user/11.0/_images/image111.png

وضعیت RfQ به ORDER PURCHASE تغییر خواهد کرد. زبانه ها در گوشه بالا سمت راست سفارش 1 بار و 0 فاکتور را نشان می دهد.

https://www.odoo.com/documentation/user/11.0/_images/image10.png

چگونه می توان حساب های تامین کننده را کنترل کرد؟

اگر می خواهید یک فرآیند کنترل پرداخت فروش را تنظیم کنید، اولین کاری که باید انجام دهید این است که اطلاعات خرید در Odoo داشته باشید. دانستن آنچه که خریداری شده و دریافت شده است، اولین گام برای درک فرایندهای مدیریت خرید شما است.

در اینجا جریان کار استاندارد در Odoo است:

  1. شما با تقاضای پیش فاکتور (RFQ) شروع به ارسال به فروشنده (ها) خود کنید.
  2. هنگامی که فروشنده تقاضای RFQ را پذیرفت، RFQ را به سفارش خرید (PO) تایید می کند .
  3. تأیید PO یک محصول ورودی را تولید می کند اگر شما هر محصول ذخیره شده را خریداری کنید.
  4. پس از دریافت بیل فروشنده از فروشنده خود، صورتحساب را با محصولات دریافت شده در مرحله قبل تأیید کنید تا اطمینان حاصل شود.

این فرآیند ممکن است توسط سه نفر مختلف در شرکت یا تنها یک شرکت انجام شود.

ایجاد محصولات

ایجاد محصولات در Odoo برای خرید سریع و کارآمد در Odoo ضروری است. به سادگی به زیر منو محصولات تحت خرید بروید و روی Create کلیک کنید.

https://www.odoo.com/documentation/user/11.0/_images/bills03.png

هنگام ایجاد محصول، توجه به فیلد نوع محصول ، به عنوان مهم است:

  • محصولاتی که به عنوان Stockable یا Consumable تنظیم شده اند ، به شما امکان می دهد تا میزان موجودی خود را دنبال کنید. این گزینه ها به مدیریت سهام کمک می کند و این نوع محصولات را اجازه می دهد.
  • برعکس، محصولاتی که به عنوان سرویس یا محصول دیجیتال تنظیم می شوند، به مدیریت سهام نمی رسانند، به سادگی به علت این واقعیت که هیچ موجودی برای مدیریت وجود ندارد. شما نمی توانید محصولات تحت هر یک از این تعیینات را دریافت کنید.

نکته

توصیه می شود که یک محصول متفاوتی برای همه خرید هایی که به ندرت رخ می دهند ایجاد کنید و نیازی به ارزیابی یا مدیریت موجودی نداشته باشید. اگر چنین محصولی را ایجاد کنید، توصیه می شود نوع محصول را به سرویس بدهید .

مدیریت صورتحساب فروشندگان شما

خرید محصولات یا خدمات

از برنامه خرید، شما می توانید یک سفارش خرید با تعداد زیادی از محصولات که شما نیاز دارید ایجاد کنید. اگر فروشنده به شما یک تایید یا پیش فاکتور برای سفارش ارسال می کند، شما می توانید شماره مرجع سفارش را در فیلد مرجع تامین کننده ثبت کنید . این به شما این امکان را می دهد تا بعدا با صورتحساب فروشنده با مراجعه به PO (با توجه به اینکه صورتحساب فروشنده احتمالا مرجع فروشنده را نیز شامل خواهد شد)

https://www.odoo.com/documentation/user/11.0/_images/bills04.png

تأیید سفارش خرید و دریافت محصولات از برنامه موجودی .

دریافت محصولات

اگر شما هر محصول ذخیره شده ای را که موجودی خود را مدیریت می کنید خریداری می کنید، پس از تأیید سفارش خرید، باید محصولات را از برنامه موجودیدریافت کنید. از داشبورد موجودی ، شما باید دکمه ی پیوند مستقیم شما با انتقال محصولات را ببینید. این دکمه در زیر بصورت قرمز مشخص شده است:

https://www.odoo.com/documentation/user/11.0/_images/bills07.png

مسیریابی این مسیر شما را به لیستی از تمام سفارشات منتظر دریافت خواهید کرد.

https://www.odoo.com/documentation/user/11.0/_images/bills05.png

اگر شما مقدار زیادی از سفارشات در انتظار دارید، فیلتر را با استفاده از نوار جستجو در بالا سمت راست اعمال کنید. با استفاده از این نوار جستجو، شما می توانید بر اساس فروشنده (یا شریک )، محصول یا سند منبع، همچنین به عنوان مرجع سفارش خرید خود را فیلتر کنید. شما همچنین قادر به دسته بندی سفارشات با معیارهای مختلف تحت Group By می باشید . انتخاب یک مورد از این لیست صفحه زیر را باز می کند که در آن شما محصولات را دریافت خواهید کرد.

https://www.odoo.com/documentation/user/11.0/_images/bills02.png

محصولات خدمات خرید، سفارش تحویل نمی گیرد.

مدیریت پرونده های فروشنده

هنگام دریافت یک تاییدیه فروشنده برای خرید قبلی، مطمئن شوید که آن را در برنامه خرید در زیر منوی کنترل ثبت کنید . شما باید یک صورتحساب فروش جدید ایجاد کنید، حتی اگر قبلا سفارش خرید را ثبت کرده اید.

https://www.odoo.com/documentation/user/11.0/_images/bills06.png

اولین چیزی که باید با ایجاد صورتحساب فروشنده انجام دهید ، انتخاب فروشنده مناسب است، زیرا این اطلاعات همچنین اطلاعات مربوط به حسابداری یا قیمت مقرر را نیز می کشد. از آنجا، شما می توانید انتخاب کنید که هر یک یا چند سفارش خرید را برای پرداخت قبض فروشنده با. هنگامی که یک سفارش خرید را از لیست انتخاب می کنید، Odoo هر محصول غیر حساب شده مرتبط با آن سفارش خرید را بکشید و به طور خودکار این اطلاعات را در زیر وارد کنید. اگر زمان دشواری پیدا کردن صورتحساب فروشندگان مناسب را دارید، می توانید با وارد کردن شماره مرجع فروشنده یا شماره سفارش سفارش داخلی خود از طریق لیست، جستجو کنید.

https://www.odoo.com/documentation/user/11.0/_images/bills01.png

در حالی که صورتحساب در حالت پیش نویس است، شما می توانید هر گونه تغییراتی که نیاز دارید (یعنی حذف یا اضافه کردن خطوط تولید، تغییر مقادیر و تغییر قیمت ها) را اعمال کنید.

توجه داشته باشید

فروشنده شما ممکن است چندین صورتحساب برای سفارش خرید مشابه را برای شما ارسال کند:

فروشنده شما در جهت عقد قرارداد است و وقتی که محصولات را تحویل می دهد، شما فاکتور ارسال می کنید.

فروشنده شما به شما یک صورتحساب جزئی یا درخواست بدهی را ارسال می کند.

هر زمانی که شما یک صورتحساب فروش جدید را ضبط میکنید، Odoo به طور خودکار مقادیر محصول را براساس آنچه که از فروشنده دریافت کرده است، وارد می کند. اگر این مقدار صفر را نشان می دهد، این بدان معنی است که شما هنوز این محصول را دریافت نکرده اید و به سادگی به عنوان یادآوری یاد می کنید که محصول در دست نیست و ممکن است لازم باشد بیشتر به این سوال بپردازید. در هر لحظه از زمان، قبل از تایید صورتحساب فروش، می توانید این مقدار صفر را لغو کنید.

فروشنده و صورتحساب های تطبیقی

اگر صورتحساب فروشندگان شما با آنچه دریافت کردید چه کاری انجام دهید؟

اگر صورتحساب ی که از فروشنده دریافت می کنید مقادیر مختلفی نسبت به آنچه Odoo به صورت خودکار به عنوان مقادیر وارد می کند، این می تواند به دلایل مختلف باشد:

  • فروشنده به اشتباه شما را برای محصولات و / یا خدماتی که شما سفارش نداده است، شارژ می کند.
  • فروشنده به شما برای محصولاتی که ممکن است شما هنوز دریافت نکرده است صورتحساب دهد، زیرا ممکن است کنترل صورتحساب بر اساس مقادیر سفارش داده شده یا دریافت شده باشد.
  • یا فروشنده برای شما قبلا خریداری نکرده است.

در این موارد توصیه می شود که تأیید کنید که این صورتحساب و هر سفارش خرید مربوط به فروشنده دقیق هستند و شما متوجه آنچه شده اید و آنچه قبلا دریافت کرده اید را درک می کنید.

اگر نتوانید سفارش خرید مربوط به یک صورتحساب فروش را پیدا کنید، این ممکن است به دلیل یکی از دلایلی باشد:

  • فروشندگان قبلا شما را برای این سفارش خرید محاسبه کرده اند، بنابراین در هر انتخابی به نظر نمی رسد.
  • کسی که در این شرکت فراموش کرده ثبت سفارش خرید برای این فروشنده.
  • یا فروشنده به شما چیزی را که سفارش نداده است شارژ می کند.

چطور مقادیر محصول مدیریت می شود

به طور پیش فرض، خدمات براساس مقررات مرتب مدیریت می شوند، در حالیکه انبارها و مواد مصرفی بر اساس مقادیر دریافت شده مدیریت می شوند.

اگر شما نیاز به مدیریت محصولات بر اساس مقادیر سفارش داده شده در مقادیر دریافت شده، باید حالت Debug را از اطلاعات About Odoo فعال کنید .هنگامی که حالت اشکال زدایی فعال می شود، محصول (ها) را که می خواهید تغییر دهید، انتخاب کنید و باید یک فیلد جدید به نام Control Purchases Bills نمایش داده شود .

https://www.odoo.com/documentation/user/11.0/_images/bills08.png

سپس می توانید روش پیش فرض مدیریت برای محصول انتخاب شده را به صورت زیر تغییر دهید:

  • مقادیر سفارش شده
  • مقادیر دریافت شده

صورتحساب بسته

هنگام ایجاد یک صورتحساب فروشنده و انتخاب سفارش مناسب خرید، ممکن است همچنان به انتخاب سفارشات خرید اضافی ادامه دهید و Odoo موارد خط اضافی را از این سفارش خرید اضافه کنید. اگر آیتم های خط قبلی را از اولین سفارش خرید حذف نکرده باشید، این صورتحساب به تمام سفارشات خرید مناسب مربوط می شود.

نحوه کنترل محصول دریافت شده (به طور کامل و تا ناقص)

برنامه خرید اجازه می دهد تا سفارشات خرید خود را مدیریت کنید، برای کنترل محصولات برای دریافت و کنترل صورتحساب های فروشنده.

اگر می خواهید پیش بینی های و پیش بینی های محصول را تحت کنترل داشته باشید، اولین کاری که باید انجام دهید این است که فرایند خرید Odoo را مستقر کنید.دانستن آنچه که خریداری شده است، اساس پیش بینی و کنترل پذیری است.

پیکربندی

برنامه های خرید و انبار را نصب کنید

با نصب برنامه خرید از ماژول Apps شروع کنید. این به طور خودکار نصب برنامه برنامه Inventory را (در میان دیگران)، که با خرید مورد نیاز است، راه اندازی می کند.

https://www.odoo.com/documentation/user/11.0/_images/reception02.png

ایجاد محصولات

سپس، شما باید محصولاتی را که میخواهید خرید کنید ایجاد کنید. به برنامه خرید بروید، سپس ‣ محصولات را خریداری کنید و روی Create کلیک کنید.

https://www.odoo.com/documentation/user/11.0/_images/reception05.png

هنگام ایجاد محصول، فیلد نوع محصول مهم است:

  • Stockable & Consumable : محصولات باید در موجودی دریافت شوند.
  • خدمات و محصولات دیجیتال (تنها زمانی که برنامه تجارت الکترونیک نصب می شود): در مورد اینکه چه چیزی دریافت می کنید یا نه، کنترل وجود ندارد.

نکته

همیشه برای ایجاد یک محصول متفرقه برای تمام محصولاتی که شما به ندرت خریداری کرده اید و برای آن نمی خواهید مدیریت سهام یا آمار خرید و فروش داشته باشید، همیشه مفید است. اگر چنین محصولی را ایجاد کنید، توصیه می کنیم فیلد نوع محصول خود را به عنوان سرویس تعیین کنید .

دریافت محصولات کنترل محصولات

محصولات خرید

از برنامه خرید، یک سفارش خرید با چند محصول ایجاد کنید. اگر فروشنده به سفارش فروش یا یک نقل قول ارسال کرد، مرجع خود را در قسمت مرجع فروشندهقرار دهید. این به شما این امکان را می دهد که به راحتی تطبیق با سفارش تحویل را بعدا انجام دهید (همانطور که سفارش تحویل احتمالا شامل نماینده فروشندهسفارش فروش خود خواهد بود).

https://www.odoo.com/documentation/user/11.0/_images/reception03.png

توجه داشته باشید

صفحه مستندات را از طریق سفارش خرید به صورتحساب و پذیرش برای یک نمای کلی از روند خرید ببینید.

دریافت محصولات

اگر کالاهای فیزیکی (کالاهای قابل شارژ یا مصرفی) را خریداری کردید، می توانید محصولات را از برنامه Inventory دریافت کنید . از داشبورد موجودی ، شما باید یک دکمه X برای دریافت ، در جعبه دریافت انبار مربوطه را ببینید.

https://www.odoo.com/documentation/user/11.0/_images/reception01.png

روی این دکمه کلیک کنید و به لیستی از تمام سفارشات در انتظار این انبار دسترسی پیدا خواهید کرد.

https://www.odoo.com/documentation/user/11.0/_images/reception07.png

اگر شما مقدار زیادی از سفارشات در انتظار دارید، می توانید از نوار فیلتری برای جستجو در فروشنده (همچنین به نام ” شریک در Odoo”)، محصول یا سند منبع، که مرجع سفارش خرید شما است، استفاده کنید. شما می توانید سند را که مطابق با سفارش تحویل پذیرفته شده باز کنید و تمامی خطوط داخل آن را پردازش کنید.

https://www.odoo.com/documentation/user/11.0/_images/reception04.png

شما میتوانید کل یک سند را با کلیک کردن بر روی دکمه تایید اعتبارسنجی کنید و یا می توانید تمام محصولات را یک به یک کنترل کنید، با دستی تغییر مقدار انجام شده (آنچه که در واقع دریافت شده است) را کنترل کنید. هنگامی که یک خط سبز است، به این معنی است که مقدار دریافت شده مطابق با انتظارات است.

توجه داشته باشید

اگر با تعداد زیاد یا شماره سریال کار کنید، نمی توانید مقدار پردازش را تنظیم کنید، اما شما باید تمام شماره ها یا شماره های سریال را برای ضبط مقدار دریافت شده ارائه دهید.

هنگامی که شما دریافت پذیرش را تایید می کنید، اگر شما محصولات کمتر از تقاضای اولیه دریافت کرده اید، Odoo از اجازه شما برای ایجاد یک پسورد درخواست خواهد کرد.

https://www.odoo.com/documentation/user/11.0/_images/reception06.png

اگر قصد دارید محصول باقیمانده را در آینده دریافت کنید، Create Backorder را انتخاب کنید. Odoo یک اسناد جدید برای محصولات منتظر ایجاد خواهد کرد. اگر گزینه No Backorder را انتخاب می کنید، سفارش به عنوان برآورده می شود.

چه سیستم هایی را با BPMS میشود ساخت؟

سیستم‌های نرم افزاری مورد استفاده سازمان‌هارا می توان به دو دسته تقسیم کرد, سیستم‌های فرایند محور و سیستم‌های داده محور. معانی این دو تقریبا از روی اسم آنها قابل درک است اما در ادامه هردو نوع را به طور خلاصه تعریف می کنیم.

سیستم داده محور: نرم افزارها یا سیستم‌هایی به منظور طبقه بندی و نگهداری اطلاعات و داده‌های سازمان طراحی شده اند گویند. چند نمونه از سیستم های داده محور: خزانه, حقوق دست مزد, انبار, مالی و … که اینها معمولا فرایندهای حوزه خود را هم پوشش نمی دهند.

سیستم‌های فرایند محور: به نرم افزارهایی که هدف آنها مکانیزه کردن فرایندها و روال‌های کاری در یک سازمان باشد گویند. در ادامه با یک مثال به توضیح کامل تر تفاوت این دو سیستم می پردازیم.

برای مثال در یک سیستم خزانه داری هدف اصلی صدور چک است اما برای این موضوع یک فرایند در سازمان اجرا میشود تا در نهایت چک صادر شود که ضمن این کار معمولا یک برگه یا فرم تایید شده به واحد خزانه داری ارائه می شود و سپس آنها نیز چک را صادر می کنند.

نکته قابل توجهی که معمولا از چشم سازمان ها به دور می‌ماند این است که اکثر سازمان‌ها فرایندی که منجر به صدور چک می شود را خارج از سیستم و به صورت سنتی انجام می دهند ولی خود صدور چک را در سیستم ثبت می کنند یعنی دارند فقط از سیستم داده محور در سازمان خود استفاده میکنند.

توجه داشته باشید انجام فرایندها در قالب اتوماسیون اداری یا ارسال آنها به صورت نامه نیز روش سنتی محسوب می‌شود چراکه استفاده از قالب نامه امکاناتی از قبیل گزارش‌گیری و پایش از کارهارا از شما می گیرد و در بلند مدت ضررهایی را نیز برای سازمان به همراه خواهد داشت.

زیر ساختی که در حال حاضر برای مکانیزه کردن فرایندها استفاده می شود ‌BPMS میباشد که در گذشته از نرم افزارهای گردش کار استفاده میشد. اکثرا سازمان‌ها گمان میکنند که با داشتن چند سیستم اطلاعاتی خوب دیگر نیازی به سسیتم‌های فرایندی نخواند داشت که قابل توجه است که این کار فقط از مراحل اولیه مکانیزاسیون سازمان می‌باشد.

حال سوال اینجاست که آیا با BPMS میتوان سیستم‌های اطلاعاتی مثل مالی یا حقوق دست مزد را تولید کرد؟

پاسخ این سوال در عمل خیر است چراکه هدف و رسالت طراحی سیستم مدیریت فرایند کسب و کار یا BPMS مکانیزه کردن فرایندها و گردش‌های کاری در سازمان است و رویکردی فرایندی دارد و هیچ راهکاری در آن برای پیاده سازی سیستم‌های داده محور تعبیه نشده است.

پیشنهاد راهسون برای مکانیزاسیون سازمان شما اسفاده از سیستم‌های اطلاعاتی خوب در کنار یک BPMS واقعی می‌باشد که استفاده از BPMSS علاوه بر مکانیزه‌ کردن فرایندهای شما منجر به یکپارچه شدن سیستم‌های اطلاعاتی شما و داده‌های شما نیز میشود.

BPMS یا SHAREPOINT ?

اگر شما هم جزو کسانی هستید که به دنبال راهکار برای مکانیزاسیون فرایندهای سازمان هستند به احتمال قوی این سوال برایتان پیش آمده که sharepoint و BPMS چه تفاوتی با هم دارند؟ در واقع منشا اصلی این سوال در اینجاست که سیستم های گردش کار وسیستم مدیریت فرایند کسب و کار چه تفاوتی با هم دارند؟

بنابر این مسئله ابتدا به تعریف جریان کار و تفاوت آن با راهکارهای BPM می پردازیم.

جریان کار: به یکسری فعالیت‌ها و وظایفی که طی یکسری مراحل از پیش تعیین شده گویند. که شامل گروه محدودی از افراد و یا نرم‌افزارهای مربوطه می باشد.
ولی

راهکار BPM: یک راهکار ساختار یافته‌­ای از روش­ها، سیاست­ها، معیارها و ابزارهای نرم­ افزاری جهت مدیریت و بهینه ­سازی مستمر فعالیت­ها و فرآیندهای یک سازمان می­باشد.
حال که کمی بیشتر با مفهوم جریان کار و راهکار BPM آشنا شدیم راحتتر میتوایم تفاوت Sharepoint و BPMS را درک کنیم. به طور خلاصه Sharepoint یک راهکار ساده برای مکانیزه کردن  فرایندهای ساده از جمله منابع انسانیست و نمی تواند به خوبی ارتباط بین فرایندهای دپارتمان‌های مختلف را برقرار کند اینجاست که یکی از تمایزهای آن با BPMS مشخص میشود چراکه BPMS می تواند به راحتی بین فرایند‌های سازمان در دپارتمان‌های مختلف ارتباط برقرار کند و یک یکپارچگی کامل را برای سازمان به ارمغان آورد.

آیا SHAREPOINT و BPMمی­توانند باهم کار کنند؟
بله. اگر شما تا آلان از SharePoint استفاده میکردید یک نکته‌ی خیلی خوب است و این کار خود به بلوغ سازمان شما برای حرکت به سمت BPM کمک میکند. شما می‌توانید در کنار BPM از SharePoint هم استفاده کنید و کم کم فرایندها و فعالیت‌های خود را از SharePoint به سمت BPM هدایت کنید تا بعد از مدت کوتاهی تمام فرایند‌های کسب و کار سازمان شما روی یک راهکار BPMS واقعی اجرا شود. از فواید این کار می‌توان به یکپارچگی بیشتر سازمان و مدیریت راحتتر و دقیقتر کارهای در یک بستر نرم افزاری اشاره کرد.

مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) چیست؟

BPM را می توان برای سازمانها کوچک و بزرگ به طور مشابهی به کار گرفت.
هدف: بهبود انجام کار و افزایش سرعت آن با استفاده از یک یا تمام موارد زیر:

aka BPM: مجموعه ای جامع، کاملا درک شده و مستند از فرآیندهای همسان- که عمدتا در چارچوبی فرآیندی تعریف می شود تا موجب وضوح و کارآیی شود
aka BPI/ BPM : رویکردی به ارتقای فرآیند که شامل رویکردی بر سنجش و کنترل روزانه فرآیندهای کاری برای بهبود و کارایی مداوم می شود
aka BPMS/SOA/BI: استفاده از فن آوری اطلاعات یا نرم افزارهای اطلاعاتی از جمله مدلسازی فرآیند، شبیه سازی فرآیند، مراکز، روند کار، ادغام، گزارش دهی و سایر فن آوریها برای تسهیل موارد 1 و 2 و نیز خودکار کردن و به حداثر رساندن فرآیندها
در ادامه پیش از اینکه وارد بحث شویم به تعریف چند اصطلاح اصلی می پردازیم.

تعریف فرآیند کسب و کار
فرآیند کار می تواند هر چیزی باشد از پردازش سفارش یک مشتری تا باز کردن حسابی جدید، یا راه انداختن کارمندی جدید. این فرآیند، مجموعه ای از اقدامات روزمره ای است که برای رسیدن به هدفی مطلوب انجام می دهیم.

انواع فرآیندهای کسب و کار
فرآیندهای کار سطوح و انواع مختلفی دارند. فرآیندهایی که در اینجا “اَبَر فرآیندها” می نامیم، فرآیندهای کاری، عملیاتی و پشتیبانی را شامل می شوند.
فرآیندهای عملیاتی- که جریانهای ارزش اصلی یا فرآیندهای اصلی نیز محسوب می شوند- فرآینهایی هستند که در طراحی، تولید و تحویل محصولات و خدمات یک کمپانی حرف اول را می زنند. جدول بالا مثالهایی از این ابر فرآیندهای کار را شامل می شود. مفهومی کلیدی در BPM آن است که بر حداکثری نمودن “جریان ارزش” یا فرآیندی تمرکز نمود که در مجموع برای مشتری ارزش به همراه دارد.
ابر فرآیندها را معمولا می توان به فرآیندها یا گروهها سطح بالا تقسیم کرد. مثلا اگر با دقت بیشتری به ابر فرآیند مدیریت چرخه حضور کارکنان در سازمان توجه کنیم، می توانیم آن را به چندین فرآیند کاری مانند استخدام، راه انداختن کارمند، مدیریت منافع، مرور عملکرد و خروج کارکنان تقسیم کنیم.
همانطور که در روند کار مرور عملکرد در سمت راست نشان داده شده، این فرآیندهای کاری سطح بالا به نوبه خود می توانند به فرآیندهایی در سطح روند کار تقسیم شوند تا هر فرآیند را تکمیل نمایند. درک اینکه چطور فعالیتهای روزانه در نهایت موجب انجام فرآیندهای سطح بالا و ابر فرآیندها می شوند ایجاد نظم و توازن فعالیتهای کاری برای دستیابی به اهداف استراتژیک و اهداف کاری اساسی و ضروری است.
با مراجعه به APQC، درباره چارچوبهای فرآیند استاندارد صنعت که دارای مقوله ها و مشکلات فرآیندی تعریف شده ای است، بیشتر بیاموزید.

بهبود فرآیند
امروزه ناکارآمدی سیستمهای کاری و نیروی کار به حدی بالاست که خیلی راحت می تواند منجر به بروز مشکلاتی مانند خدمات بی کیفیت، نارضایتی مشتری، هزینه های غیر ضروری و مشکلات مربوط به روحیه کارکنان شود. اغلب می توانید این مسائل و مشکلات را مستقیما به درک، سنجش و کنترل روزانه ضعیف فعالیتهای کاری ربط دهید- )فرآیندهای کاری AKA) پس یکی دیگر از از جنبه های اصلی BPM، درک بهتر فرآیندها (از طریق تکنیکهایی مانند ترسیم یا مستندسازی فرآیندها یا روندهای کاری)، جستجوی تلفات، و یافتن راهی برای پربازده کردن و بهبود فرآیندها است.
مثال سمت راست فرآیند HR در سطح روند کار را نشان داده و سعی دارد مکانیسمهای نسبتا آشفته ای را نشان دهد که احتمالا همگی با آنها آشنا هستیم. هنگامی که بهبود فرآیند رسمیت نداشته یا بر آن تمرکزی وجود نداشته باشد همه می دانند که نتیجه چیست اما شاید اینطور به نظر برسد که هر بار به روشی جدید انجام می شود.(زمانی که همه درباره نابسامانی یک فرآیند حرف می زنند، احتمالا فرآیند خوبی را برای پیشگام شدن در بهبود BPM مد نظر دارند).
شما با استفاده از انواع روشهای BPM و تکنیکهای تحلیل که در بخش نحوه اجرا به آنها پرداخته ایم می توانید با ایجاد فرآیندهای بهبود یافته، نقش موثری در بهبود کار خود داشته باشید.

خودکار کردن فرآیند
برخی از فرآیندها (و نه همگی آنها) می توانند از نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) یا شکلهای دیگری از فن آوری بهره ببرند. BPMS که ترکیبی از ابزارهای اتوماسیون روند کار، ادغام، کنترل و مدیریت است می تواند مزایای بسیار مهمی داشته باشد. این نرم افزار می تواند روند کار را خودکار ساخته و فرآیندها را هماهنگ نماید، خطر بروز خطا را کاهش دهد، اوضاع را منظم و شفاف سازد، ضرب الاجل تعیین کند، داده را معتبر ساخته و آن را به درستی جهت داده و هماهنگ نماید، هزینه های آموزش را کاهش دهد و مزایای دیگری نیز ارائه نماید.همه ی این اصلاحات علاوه بر تاثیر بسیار مثبت بر مجموع درآمدهای یک شغل وجود دارند.
نرم افزار BPM می تواند فریبنده باشد اما تلاش برای به کارگیری این سیستمها باید با احتیاط صورت گیرد. آنچه در ابتدا فرآیندی ساده به نظر می رسد ممکن است بسیاری استثناهای پنهان داشته باشد که تلاش برای خودکار ساختن را بسیار گسترده تر و گرانتر از آنچه در ابتدا برآورد شده نماید.

تجربه موفق پیاده سازی BPMS در شرکت هواپیمایی ایر فرانس

شرکت هواپیمایی فرانسوی Air France که پرچمدار فرانسه نیز محسوب می‌شود یکی از معتبرترین و بزرگترین ایرلاین‌های دنیا می‌باشد.

آشیانه اصلی هواپیماها و مقر آنها در ترمبلی فرانسه، در شمال شهر زیبای پاریس قرار دارد. ایرلاین ایر‌فرانس در سال ۲۰۱۰ به ۳۲ مقصد در داخل فرانسه و به ۱۵۴ مقصد در سرتاسر دنیا، در پنج قاره و به ۹۱ کشور در جهت حمل بار و مسافر پرواز کرده است.

مرکز پرواز‌های این شرکت فرودگاه شارل‌دوگل پاریس می‌باشد. در اکتبر سال ۲۰۰۱ آن شرکت ۱۲.۵۳ میلیارد یورو درآمد داشت. ایر‌فرانس در سال ۲۰۰۴ با  انجام ۲۵‌درصد از کل پروازهای اروپا، عنوان بزرگترین ایرلاین اروپا را از آن خود کرد.

ایر‌فرانس در پرواز‌های کوتاه مدت نیز از ایرباس‌های A۳۲۰ و هواپیماهای جت استفاده می‌کند در حالی که در پروازهای طولانی مدت معمولاً هواپیماهای ایرباس و بویینگ پهن‌پیکر مورد استفاده این شرکت  میباشند.  همچنین ایرباس‌های A۳۸۰ که بزرگترین و مجهز‌ترین هواپیماهای مسافربری جهان می‌باشند برای اولین بار در ۲۰ نوامبر ۲۰۰۹ در مسیر فرودگاه شارز‌دوگل پاریس تا فرودگاه جان‌اف‌کندی نیویورک توسط این شرکت مورد استفاده قرار گرفتند.

تصمیم  شرکت به استفاده از سیستم BPMS 
بدلیل پراکندگی واحدهای مختلف شرکت هماهنگی بین واحدها وجود نداشت، همچنین کنترل جهانی فعالیتهای شرکت بسیار دشوار و زمان تحویل بسیار طولانی بود. بسیاری از فعالیتها بصورت دستی انجام می‌شد و بدلیل استاندارد نبودن فرایندها و عدم وجود قانون مشخصی که بتوان براساس آن، فرایندها را پیش برد، کاربران دچار اشتباهات و خطاهای بسیاری می‌شدند و همین امر مشکلاتی را برای سازمان بوجود میاورد که در نتیجه آن بهره وری کارکنان نیز بسیار کاهش میافت.

در نهایت شرکت ایرفرانس تصمیم به استفاده از سیستمی گرفت که علاوه بر اینکه مشکلات موجود را کاهش دهد انعطاف پذیری بیشتری داشته باشد و قابلیت تغییر و انطباق با شرایط را به آسانی میسر سازد.

همچنین دارای کاربری آسان و قابلیت توسعه سریع را داشته باشد. در همین راستا کارشناسان شرکت به این نتیجه رسیدند که بهترین سیستمی که می‌‌‌ تواند نیازهای آنها را برطرف کند سیستم BPMS واقعی است.

اهداف این شرکت برای استفاده از BPMS
مدیران شرکت ایرفرانس برای پیاده سازی BPMS در مجموعه بدنبال اهداف زیر بودند:

بهبود زمان تحویل و پاسخ‌دهی در توسعه سیستم IT
پیاده‌سازی مدیریت فعالیتها و کنترل جهانی از وضعیت پروژه‌ها
افزایش کیفیت داده‌ها و انطباق و کاهش اتکا به روش‌های دستی
ارائه دقیقوضعیت کار به موقع از طریق دسترسی به اطلاعات مرکزی
توسعه یک راه حل BPM انعطاف پذیر با قابلیت بالا برای تنظیم فرآیندها  در طول زمان
افزایش بهره‌وری از طریق کاهش زمان تأمین خدمات IT
از بین بردن خطاهای کاربران از طریق استفاده از نام استاندارد و قوانین
برخورداری از قابلیت تغییر فرایندها براحتی و با کمترین مشکل
دستاوردهای حاصل از بکارگیری BPMS واقعی در ایرفرانس
کاهش زمان تحویل تا ۵۰٪
یکپارچه‌سازی با سیستم های موجود و برنامه‌های کاربردی
کاهش زمان واقعی به‌روز‌رسانی وضعیت سلف سرویس  (فرایندی شدن تمام فعالیتها)
آموزش و تحویل اولین فرایند در ۱۲ هفته
ورژن زدن نسخه‌های بعدی در مدت ۲هفته
کاهش کاغذ بازی، فعالیت‌های دستی و تاخیر‌های غیرضروری
 پیشنهادهایی برگرفته از تجربه‌های موفق مکانیزه کردن فرآیندهای موجود 
با یک فرآیند کوچک شروع  کنید و آنرا به مرور و باسرعت توسعه دهید.
یک نمونه اولیه بسازید به طوری که کاربران بتوانند از مزایای BPMS آگاهی یابند.
درگیرکردن همه ذینفعان کلیدی در انتخاب تکنولوژی BPMS
KPI ها در بهبود مستمر بسیار مهم می‌باشد بنابراین به تعریف دقیق آنها بسیار نیاز است.(عناصر کلیدی درگیر در فرایندها)
درگیرکردن متخصصان برون‌سازمانی BPM در تعریف فرایند

فرایند چیست؟

فرآیند مجموعه ای از یک سری فعالیت های مرتبط با هم که که در هر مرحله با مصرف یک یا چند منبع ورودی ها را به خروجی ها تبدیل می نماید این خروجی ها به عنوان ورودی ها ی سایر فرآیندها ارائه می گردد تا در نهایت به نتیجه نهایی یا یک هدف مشخص دست یابد .


به عبارت دیگر فرآیند مجموعه ای از فعالیت های  مرتبط یا متعادل با هم که یک یا چند ورودی مشخص را به خروجی های تبدیل می نماید .این فعالیت ها نیازمند تخصیص منابعی مانند نیروی انسانی و مواد اولیه می باشد .

هر فرآیند ، مشتریان و سایر طرف های ذی نفع (ممکن است درون سازمان یا برون سازمان ) ،  نیاز ها و انتظارات فرآیند را دستیابی به خروجی مورد نظر را تامین می نماید .

شناسایی فرآیند های سازمان در استاندارد های مدیریت کیفیت بخصوص سیستم مدیریت کیفیت ایزو ۹۰۰۱ تاکید شده است بدین منظور باید فرآیند های مورد نیاز سازمان شناسایی شده ، توالی و تعامل بین فرآیند ها مشخص  و معیارهای پایش و اندازه گیری عملکرد فرآیند ها را تعیین گردد .

تمامی فرآیند ها باید با اهداف ، دامنه و پیچیدگی سازمان متناسب بوده و فرآیند ها باید با رویکرد ایجاد ارزش افزوده برای سازمان طراحی گردد .

ورودی و خروجی در نظر گرفته شده برای فرآیند های ممکن است ملموس ( مانند : تجهیزات ، مواد یا قطعات ) و یا ناملموس ( مانند انرژی یا اطلاعات ) باشد . خروجی می تواند ناخواسته ایجاد شود  نظیر زباله یا آلودگی .
یک سیستم باید داده های لازم را برای اندازه گیری عملکرد فرآیند جمع آوری نماید و اطلاعات تجزیه تحلیل شده و اقدامات اصلاحی یا پیشگیرانه جهت بهبود انجام گردد .
اثربخشی و کارایی فرآیند ها می تواند در بازنگری داخلی یا خارجی فرآیند ها مورد ارزیابی قرار گیرد.

نرم افزار BPMS تاران برای شما امکان مدیریت فرایندها را بسیار ساده می کند به طوری که به کمک این ابزار شما می توانید نحوه اجرا فرایندها در سازمان را مانیتور کنید و آنهارا باز طراحی کنید تا هرچه سریعتر شرکت با فرایند های سالم تری کار هارا پیش بگیرد.

اتوماسیون اداری چیست ؟

یکی از مهمترین اهداف گروه‌های کارآفرین، شرکت های بزرگ و یا کوچک ، سازمان ها ، تشکل ها و … مکانیزه کردن فعالیت‌های جاری  به منظور بهره وری بیشتر و بهتر از پتانسیل‌های موجود می‌باشد.

هدف از اتوماسیون راهسون اداری حذف کاغذ از مکاتبات ، رسمی نمودن آن‌ها و بالا بردن سرعت و سطح پاسخگویی  می‌باشد. سیست ماتوماسیون اداری به معنی جامع آن، با پیاده‌سازی مدیریت گردش کار، زیربنای خودکارسازی فرآیندها و گردش کارها در یک سازمان را تشکیل می‌دهد. اتوماسیون اداری راهسون سعی می نماید با حفظ سادگی بتواند علاوه بر مدیریت جامع مکاتبات اداری،سیستم گردش کار بدون کاغذ را نیز محقق سازد.

حذف کاغذ از امور بایگانی و دفتری، رفع محدودیت فضا جهت بایگانی پرونده‌ها و ابزار آن مانند زونکن و پوشه، کاهش خطرات و مشکلات محیطی و آتش‌سوزی، افزایش ضریب امنیت در نگهداری از اطلاعات و پشتیبانی از امور اداری از تأثیرات به‌کارگیری اتوماسیون است.

مزایا

  1.     گردش الكترونیكی مكاتبات در سطح سازمان
  2.     جستجوی آسان در اطلاعات ذخیره شده
  3.     پاسخگویی سریع و به موقع به مراجعان
  4.     حذف كاغذ از چرخه مكاتبات اداری
  5.     اعمال كنترل مناسب بر كاربران
  6.     ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات
  7.     بهبود ارتباطات درون سازمانی

مشكلات و معضلات بروکراسی کاغذی

  1.     عدم امكان اطلاع رسانی سریع و صحیح به كاركنان و مراجعان
  2.     زمان بر بودن دسترسی به اسناد و مكاتبات ذخیره شده
  3.     زمان بر بودن چرخه تولید ، توزیع و بایگانی اسناد
  4.     تا مناسب بودن سیستم كنترل و نظارت سازمان
  5.     عدم امكان پیگیری صحیح كارها

دستاوردهای بكارگیری

دستاوردهای بكارگیری سیستم های نوین اتوماسیون اداری :

  1.     امکان انجام کارهای اداری در خارج از محل کار و در هر زمان
  2.     کاهش فعالیت های غیر مولد مانند بایگانی فیزیکی اسناد و . . .
  3.     نگهداری سوابق عملیات در حجم کمتر, ایمنی بالا ومراجعه آسان
  4.     قابلیت تولید گزارش های مورد نیاز به همراه نمودارهای متعدد
  5.     کاهش کارهای مسئولان دفاتر, منشی ها, تایپیست ها
  6.     امکان پیگیری تلفنی کارها در هر مكان و هر زمان
  7.     اعمال کنترل بر اطلاعات طبقه بندی شده
  8.     دقت در انجام عملیات وثبت تمامی امور
  9.     حذف کامل کاغذ از فرایند انجام کارها
  10.    ردیابی امور وپیگیری به موقع مراحل کار
  11.     سهولت وسرعت در گردش عملیات
  12.    امنیت بالا در نگهداری از اسناد و امكان دسترسی به آن

پیش نیازهای پیاده سازی

  1.     اعتقاد مدیریت ارشد سازمان به ضرورت ایجاد تحول در سازمان
  2.     شناخت وضع موجود گردش و نگهداری اسناد در سازمان
  3.     فراهم ساختن بستر ارتباطی و تجهیزات سخت افزاری
  4.     تهیه و تدوین متدولوژی استقرار سیستم
  5.     ارائه آموزش های پایه به كاربران

چرا BPM برای سازمان ها لازم است

برای داشتن تجارتی موفق و رقابتی، باید همواره فرآیندهای آن تجارت بهبود بخشید. عدم انجام این کار احتمالاً منجر به هزینه­ های بیشتر، سود کمتر، داشتن کارکنانی کم­ انگیزه ­تر و رضایت کمتر مشتریان خواهد شد.

مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) ابزاری قدرتمند بوده و کسب ­وکارها می­توانند از آن برای حفظ اجرای تمامی جوانب عملیاتی در سطحی ایده­آل بهره ببرند. در این مقاله برای افرادی که سرمایه­ گذاری در BPM را در راستای ارتقای فرآیند کنترلی در نظر دارند، مروری خلاصه بر علل نیاز شرکت­ها به مدیریت فرآیند کسب و کار یا همان BPM صورت پذیرفته است.

BPM چیست؟

گارتنر مدیریت فرآیندهای تجاری را تحت عنوان ((اصلی که با کنترل برتری اجرایی و زیرکی تجاری موجب ارتقای عملکرد شرکت می­شود)) تعریف کرده است. برای فهم آن، کسب­وکار را به‌عنوان یک موتور و BPM به‌عنوان ابزاری برای تنظیم تمامی اجزای موتور به‌منظور حصول حداکثری عملکرد در نظر بگیرید.

BPM چه کار می­کند؟

در هر سازمانی، فرآیندهای رایج کسب و کار وجود دارند که برای حصول اهداف طراحی‌شده‌اند. بااین‌حال به دلایلی، برخی از این فرآیندها می­توانند آهسته، ناکافی، نامطمئن، تکراری و حشو باشند. BPM تمامی این فرآیندها را با استفاده از مدل­ها، اصول و تحلیل تحت بررسی دقیق قرار می­دهد تا به ارزیابی و شناسایی پیشرفت­های موردنیازی که عملکرد بهتری را در پی‌دارند بپردازد. در زمان اجرای فرآیندهای جدید، کسب­وکارها می­توانند از BPM برای حصول اطمینان از فرآیندهایی که بدون مشکل با هم ادغام و عملکردی صحیح دارند استفاده کنند.

همان‌طور که گارتنر تأکید کرده است: ((BPM توجه را به باارزش­ترین فرآیندهای (مواردی که بیشترین تطابق را با اهداف و استراتژی تجاری دارند) مرتبط با بهترین بازدهی حاصل از سرمایه­گذاری معطوف می­کند.))

مزایای اصلی BPM برای شرکت­ها چیست؟

به بیان ساده، یک برنامه BPM شرکت­ها را قادر می­سازد تا با کیفیت بیشتر و پسماند و تلاش کمتر به فعالیت بپردازد. این امر خصوصاً برای شرکت­های تازه تأسیس و دیگر شرکت­های دارای بودجه ناچیز که باید سریعاً به سوددهی برسند، مزیت محسوب می­شود.

مزایای اختصاصی BPM برای شرکت­ها در سه دسته اصلی جای می­گیرند:

بازدهی– یکی از اولین مزایایی که شرکت­ها اغلب با اجرای برنامه BPM شاهد آن هستند، افزایش بازدهی است. درمجموع، فرآیندهای بسیاری اغلب به دلیل فاکتورهای متعددی همچون تلاش یدی، روابط ضعیف میان بخشی و ناتوانی عمومی در نظارت مؤثر بر پیشرفت کلی با اتلاف و پسماند همراه هستند. روشن­سازی نوین این فرآیندها به شرکت­ها در شناسایی و حذف موارد بی­کفایتی به‌منظور ارتقای درآمد خالص کمک می­کند.

کفایت– وقتی فرآیندی با بازدهی بیشتری همراه می­شود، BPM می­تواند آن را مؤثرتر کند. در میان مزایای متعدد کفایت بیشتر فرآیند، توانایی کنترل سریع­تر و بهتر موارد استثنا، توانایی ساخت بهتر، تصمیمات آگاهانه­تر و توانایی اجرای باثبات­تر که برای خلق تجربه­ای بهتر برای مشتری حیاتی هستند دیده می­شوند. وقتی‌که تمامی فرآیندها به شکلی مؤثر و همسو با استراتژی­ها و اهداف مشترک اجرا شوند، شرکت­ها به سوددهی بیشتری رسیده و رقابتی­تر می­شوند.

چالاکی– در دنیای فرا-رقابتی امروزه تجارت، نیاز به سریع و سریع­الانتقال بوده برای شرکت­ها اهمیت بیشتری از قبل پیدا کرده است. در حقیقت، شرکت­هایی که نسبت به تغییرات انعطاف­ناپذیر هستند، عقب می­مانند. نیاز به تغییر می‌تواند از هرجایی، چه داخل و چه خارج از یک سازمان، منشأ بگیرد. فرصت­های جدید می­توانند به تغییر در جهت سرمایه­گذاری بروی آن‌ها ضرورت بخشند. شرکای تجاری یا مشتریان جدید ممکن است نیازمند تغییر در راستای اتخاذ راهی متفاوت برای انجام کسب­وکار خود باشند. ضمناً قوانین ایالتی، فدرال و بین­المللی که شاید خواستار تغییر فرآیندهای یک شرکت از آن باشند را فراموش نکنید.

نرم افزار BPMS یکی از بهترین و موثر ترین روش ها برای پیاده سازی فرایندهای کسب و کار در یک سازمان می باشد. با پیاده سازی این نوع سیستم در سازمان علاوه بر مکانیزه شدن فرایند های سازمان می توان از دیگر ابزارهای آن برای مانیتور و بهبود فرایند ها استفاده کرد.